Clínicas de estética operam num espaço diferente do resto dos serviços: o cliente está exposto, vulnerável, à espera de resultados visíveis. O detalhe importa - desde a preparação prévia (sem maquilhagem, sem sol) até ao histórico técnico de cada tratamento. Este guia é o setup que vemos funcionar em estúdios pequenos e em clínicas com 8+ profissionais.
O cliente de estética é diferente
Quem marca uma manicure decide em 30 segundos. Quem marca um tratamento facial profundo investe tempo a investigar, comparar, ler descrições, perguntar. Isso muda como configuras a página: descrições mais ricas, fotos de antes/depois, condições prévias claras, política de cancelamento explícita. Tudo é parte do funil de confiança.
Catálogo organizado em categorias
Em vez de listar 30 serviços misturados, agrupa por categoria. O cliente filtra mentalmente em segundos.
- Depilação: pernas inteiras, meia perna, axilas, virilha simples, virilha completa, buço, total corpo.
- Faciais: limpeza profunda, hidratação, anti-aging, peeling químico, microagulhamento.
- Corporais: drenagem linfática, massagem relaxante, massagem desportiva, anti-celulite.
- Manicure / pedicure: gel, semi-permanente, francesa, nail art, spa.
- Aparelhos: radiofrequência, criolipólise, cavitação, laser.
- Sobrancelhas e pestanas: design, micropigmentação, lifting de pestanas, henna.
Descrições que vendem (e protegem)
Cada serviço tem um campo de descrição. Em estética, esta descrição é dupla: vende (explica resultado e benefício) e protege (lista condições prévias e contraindicações).
Notas privadas: o histórico clínico
Esta é a feature de estética. Cada cliente tem um histórico que cresce ao longo dos meses - o que foi tratado, com que produto, com que reação, próximos passos. Notas privadas guardam tudo num só lugar.
- Alergia a níquel (não usar instrumentos com revestimento).
- Pele sensível, reage a ácido glicólico acima de 10%.
- Sessão 12/03: hidratação + máscara - reagiu bem.
- Sessão 12/04: peeling salicílico 15% - leve descamação dia 3, normal.
- Próximo passo: introduzir vitamina C em sérum diário.
- Foto antes / foto depois - diferença visível na zona da testa.
Política de cancelamento mais rigorosa que em outras indústrias
Em estética, a margem é apertada e o material por vezes é caro (peelings químicos, ampolas, máscaras). Faltas custam dinheiro real - e o cliente percebe se a regra for clara.
| Setor | Janela mínima recomendada |
|---|---|
| Barbearia | 12-24h |
| Cabeleireiro | 24h |
| Estética (faciais, corpo) | 48h |
| Aparelhos (laser, criolipólise) | 72h - material caro, slot longo |
Comunica nas descrições dos serviços
Cancelamento até 48h antes, por favor. Faltas sem aviso podem implicar comparticipação na próxima marcação.
Confirmação automática repete a regra
Sai com 1 clique para cancelar - faz a vida fácil a quem não pode aparecer.
Lembrete 24h antes (Pro+)
Last call para quem ainda não confirmou. WhatsApp tem taxa de leitura imediata.
Regista cada falta na ficha
Cliente que falhou 2 vezes? Antes da terceira marcação, conversa - ou exige confirmação telefónica.
Equipa: cada esteticista com a sua especialidade
Esteticistas raramente fazem tudo. Uma especializa-se em depilação a laser, outra em faciais, outra em massagens. Configurar o catálogo de cada uma evita marcações erradas e desencontros.
Aparelhos: gestão de salas, não só de pessoas
Numa clínica com aparelhos, há um nível extra de complexidade: o equipamento. Tens 2 esteticistas, mas só 1 aparelho de criolipólise. Como gerir? O BookHero não tem gestão de recursos físicos automática, mas há um truque: cria o aparelho como profissional virtual.
Faturação para reembolso e seguros
Alguns tratamentos de estética são comparticipados (mútuas, seguros de saúde para drenagem linfática pós-cirúrgica, por exemplo). O cliente pede fatura com NIF e descrição precisa. O BookHero emite documento informativo em PDF em 10 segundos, com NIF, morada e descrição que tu controlas.
Pacotes (sem contador automático)
Muitas clínicas vendem pacotes (6 sessões de laser, 10 sessões de criolipólise) com desconto. O BookHero não tem contador automático de sessões - mas há duas formas de gerir bem:
| Abordagem | Como funciona | Vantagem |
|---|---|---|
| Produto avulso no checkout | Cria Pacote 6 laser - 1 unidade no catálogo de produtos. Cobras tudo na primeira sessão. | Receita reconhecida no momento, sem complicação. |
| Marcações pré-agendadas | Marca todas as 6 sessões na primeira visita. Notas privadas registam pacote ativo. | Cliente vê todas as sessões na agenda dela. Compromisso visível. |
Relatórios: o que olhar mensalmente
| Indicador | Saudável | Bandeira vermelha |
|---|---|---|
| Mix de receita por categoria | Equilibrado entre faciais, corpo, depilação | Uma categoria > 70% (vulnerável a sazonalidade) |
| Faltas em depilação | <10% | >15% (clientes não confirmam pequenas marcações) |
| Faltas em aparelhos | <5% | >8% (custa caro - revê pré-pagamento) |
| Cliente que volta em 30 dias | 50-65% | <40% (algo na primeira experiência falha) |
| Valor médio por marcação com produto | +10-20% sobre serviço | Estagnado (revê catálogo de produtos) |
Plano de arranque: 10 dias
Dias 1-2: catálogo organizado em categorias
Cobre 80% dos serviços, com descrições ricas.
Dias 3-4: equipa, com catálogo individual
Cada esteticista escolhe os seus serviços.
Dia 5: política de cancelamento e descrições
Lê cada descrição como cliente; ajusta o que está vago.
Dia 6: lembretes WhatsApp + confirmação
Liga Pro+ para canal certo.
Dia 7: produtos e pacotes no checkout
Champôs, séruns, máscaras, pacotes promocionais.
Dias 8-9: importa clientela
CSV ou manual - notas privadas vão crescendo.
Dia 10: partilha link
Bio Instagram, Google Business, parcerias com lojas vizinhas.
Perguntas frequentes
Posso pedir foto antes da marcação (para avaliar se serve)?
BookHero não tem upload de foto na marcação. A solução é criar um serviço de Avaliação inicial (gratuito ou simbólico) onde discutes o caso por mensagem ou em pessoa, antes de marcar o tratamento real.
Como gerir clientes que pedem desconto pacote?
Cria pacotes como produtos no checkout. Pacote 6 sessões com 15% desconto - 1 unidade. Cobras logo, registas em notas privadas o pacote ativo.
E quando o tratamento requer várias sessões espaçadas?
Marca todas as sessões na primeira visita (ex: 6 sessões a cada 3 semanas). Cliente recebe confirmação para cada uma e lembrete antes de cada.
Posso enviar instruções pós-tratamento automaticamente?
BookHero não tem envio automático de mensagens pós-serviço. A solução é incluir as instruções na descrição do serviço (que vai na confirmação) ou enviar manualmente por WhatsApp da equipa.
Como é a faturação?
Documento informativo em PDF (FAT, COR, EC, SC consoante o tipo) com NIF e morada do cliente. Suficiente para 95% dos casos. Para faturação certificada AT, integra com software fiscal externo.