A maior parte das marcações entra pela página pública, com o cliente a escolher o slot. Mas há sempre o telefonema do cliente habitual, o walk-in que aparece sem aviso, ou a remarcação que combinaste por WhatsApp. Nesses casos crias a marcação tu, à mão, directamente no calendário. Em menos de um minuto.
Este guia leva-te do clique inicial à marcação confirmada, incluindo os ramos menos óbvios: como reagir quando o sistema mostra um aviso, como adicionar dois serviços ao mesmo cliente, e como funcionam os warnings de horário fora de equipa ou de bloqueio.
Onde estão os botões: anatomia do calendário
Antes de criar a primeira marcação, vale a pena perceber onde está o quê. O calendário tem três zonas que importam:
- Toolbar (em cima): muda de vista (Dia / Semana / Mês / Lista) e navega no tempo.
- Calendário (no centro): mostra marcações e bloqueios. Em vista Dia, cada coluna é um funcionário.
- FAB (canto inferior direito): dois botões redondos, 'Bloquear' (cinzento) e 'Agendar' (verde). É daqui que sai a marcação manual.
Passo a passo: criar a marcação
Clica em 'Agendar' (ou num slot vazio)
O painel 'Criar marcação' abre à direita. Está dividido em duas abas: 'Marcação' (campos) e 'Info' (resumo + avisos).
Escolhe o cliente
Toggle entre 'Existente' (procura na lista de clientes) ou 'Novo' (preenches nome + telefone). Walk-in sem nome também funciona, podes deixar 'Existente' vazio e o sistema cria como anónimo.
Define data e hora de início
Ambos são obrigatórios. A hora aceita qualquer minuto em passos de 5 (10:35 é válido). Se entraste pelo clique no slot, vêm já preenchidos.
Adiciona um ou mais serviços
Para cada serviço escolhes: o funcionário que executa, a duração (sugerida pelo serviço mas editável) e o preço (pré-preenchido se o serviço tem preço fixo). O botão 'Adicionar serviço' encadeia outro em seguida, útil para corte + barba na mesma sessão.
Nota opcional
Texto livre até 4000 caracteres. Aparece na ficha da marcação e na vista detalhada. Boa para preferências do cliente ('prefere tesoura'), produto a comprar, ou alergia conhecida.
Confirma
Botão verde 'Criar marcação' no fundo do painel. Se houver conflitos, o sistema avisa-te aqui (mais à frente neste guia).
Cliente: existente, novo ou anónimo
Para clientes que já existem na base, escreve 2-3 letras do nome ou os últimos dígitos do telefone e o sistema encontra. A vantagem: a marcação fica ligada ao histórico, conta para o número de visitas e total facturado do cliente.
Para clientes novos, escolhe 'Novo' e preenche nome + telefone em formato internacional (+351...). O telefone é a chave única, se já existir um cliente com esse número, o sistema reutiliza-o em vez de duplicar.
Vários serviços, vários funcionários
Uma marcação no BookHero pode conter mais que um serviço, e cada serviço pode ser executado por um funcionário diferente. Isto resolve dois cenários comuns:
- Pacotes na mesma cadeira: corte + barba com o mesmo barbeiro. Total: 45 min, €25.
- Serviços paralelos: a cliente faz manicure com a Rita ao mesmo tempo que faz pedicure com a Sofia. Duas linhas, dois funcionários, marcação única.
A duração total da marcação é a soma das durações dos serviços (ou o maior, dependendo de como organizas o calendário). O preço total soma-se automaticamente e é o que aparece no checkout.
Quando o sistema te avisa antes de avançar
Antes de criar a marcação, o sistema cruza a tua escolha com o resto do calendário e do horário de equipa. Há dois níveis de feedback:
| Erro (bloqueia) | Aviso (podes avançar) | |
|---|---|---|
| Outra marcação no mesmo slot | Bloqueia. Cancela a outra ou escolhe outro horário. | - |
| Funcionário não executa o serviço | - | Avisa. Avanças com confirmação. |
| Bloqueio (almoço, formação) por cima | - | Avisa. Avanças com confirmação. |
| Fora do horário de funcionamento | - | Avisa. Avanças com confirmação. |
| Fora do horário do funcionário | - | Avisa. Avanças com confirmação. |
| Folga aprovada do funcionário | - | Avisa. Avanças com confirmação. |
Erros comuns e o que fazer
Aparece 'Já existe uma marcação para este funcionário neste horário'. Como resolvo?
É o erro bloqueante de dupla marcação. Significa que aquele funcionário tem outra marcação a sobrepor-se. Não há override possível. Opções: muda a hora, muda o funcionário, ou cancela a marcação que estava lá antes (clica nela no calendário e usa 'Cancelar agendamento').
Aparece o aviso de que o funcionário 'não está apto' para o serviço.
É um aviso, não um bloqueio: podes avançar mesmo assim com confirmação. Significa que o serviço não está atribuído àquele funcionário na matriz de Funcionários · Serviços. Se for caso pontual, confirma e segue. Se for permanente (o funcionário aprendeu o serviço), vai a Funcionários, abre-o e marca o serviço como executável para deixar de ver o aviso.
A marcação cai fora do horário de funcionamento. Posso criar à mesma?
Sim. É um aviso, não um erro. Confirmas e a marcação é gravada. Útil para casos especiais (cliente VIP, abre-se mais cedo uma vez por outra). Mas tem implicação: se for cliente novo a marcar online, esse horário continua a não estar disponível na página pública. Só tu, internamente, podes forçar.
A duração que sugeres está errada para o meu caso. Posso alterar pontualmente?
Sim. O campo 'Duração (min)' é editável por marcação. Útil quando um serviço demora mais com um cliente específico (cabelo muito comprido, primeira visita com avaliação). A alteração só afecta esta marcação; o template do serviço fica intocado.
Posso criar marcações para o passado (para registar serviços já executados)?
Sim. Não há bloqueio temporal para marcações criadas internamente. Útil quando estás a migrar de um sistema antigo ou a registar serviços que aconteceram offline.
O que acontece depois de confirmar
- A marcação aparece imediatamente no calendário, na cor do funcionário.
- Se o cliente tiver email guardado, sai um email de confirmação (se a configuração de notificações estiver ligada).
- A marcação fica em status 'Confirmada' até ser executada. Não há aprovação adicional.
- Conta para o teu volume mensal (importante se estás no plano Free: ver secção abaixo).
Editar, reagendar ou cancelar depois
Depois de criada, basta clicar na marcação no calendário para abrir o painel detalhado. A partir daí podes editar a nota, avançar para o checkout, reagendar (com 'Agendar novamente') ou cancelar com notificação automática ao cliente.
Nota importante sobre arrastar marcações: hoje o BookHero não suporta drag & drop no calendário. Para mudar a hora de uma marcação, o caminho recomendado é abri-la, usar 'Agendar novamente' com nova data/hora, e o sistema sugere notificar o cliente. Esta é uma decisão deliberada: força-te a passar pelo fluxo de notificação em vez de mudar silenciosamente.
Boas práticas para o dia-a-dia
- Cria sempre com cliente identificado quando souberes o nome, o histórico vale mais do que a velocidade.
- Adiciona nota de uma linha em marcações novas para o teu próprio futuro: produto preferido, alergia, comportamento.
- Confia nos avisos. Se o sistema diz 'fora do horário', há 95% de probabilidade de seres tu a esquecer-te.
- Para grupos (mãe e filha à mesma hora), cria duas marcações separadas em vez de uma com vários serviços, fica mais claro no calendário e no checkout.
- Antes de fechar o dia, percorre a vista Lista de hoje para validar que o que aconteceu na realidade bate certo com o calendário.
A seguir no centro de ajuda
Quando estiveres confortável a criar marcações, vais querer aprofundar as peças que tocam a vida da marcação. Estes são os guias que abrem naturalmente a seguir:
- Como bloquear tempo no calendário: almoço, formação, folga pontual.
- Gerir clientes no BookHero: criar, editar, ver histórico e estatísticas.
- Adicionar funcionários e horários individuais: convidar a equipa, papéis, matriz de serviços.
- Como fazer o checkout no BookHero: cobrar, produtos, gorjeta, NIF, recibo.
- Personalizar a página pública: cor de marca, logo, capa, ordem dos serviços.
- Ler os relatórios: visão geral, receita, marcações, clientes, funcionários.