Como adicionar funcionários ao BookHero e dar a cada um o seu próprio horário

Chegou o dia: precisas de dar acesso ao BookHero a mais alguém. Pode ser o teu sócio, a colega que entrou esta semana, ou o estagiário que só vai vir às quartas. A boa notícia: a configuração leva 5 minutos por pessoa e o convite por email trata da parte chata de criar a conta.

Este guia leva-te do convite à primeira marcação que aparece na coluna do funcionário no calendário. Vamos cobrir os 4 papéis disponíveis, a matriz de serviços que cada um executa, o horário individual (que pode ser totalmente diferente do horário do negócio) e as folgas formais com motivo.

Onde está tudo: /dashboard/employees

Toda a gestão de equipa vive em Funcionários no menu lateral. A página tem três separadores: a lista (onde adicionas, editas e atribuis serviços), Horários (horário base e folgas por pessoa) e Comissões (regras de comissão por serviço ou produto). Vamos pelo princípio.

Enviar o convite: passo a passo

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   Vai a Funcionários e clica em 'Adicionar funcionário'

   Botão visível no topo da lista. Abre o painel de convite à direita.

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   Preenche nome e email

   Nome aparece no calendário, na ficha de marcação e na página pública (se for reservável). Email é a chave: é para lá que vai o link de convite e é com esse email que a pessoa vai entrar.

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   Escolhe o papel

   Proprietário, gerente, funcionário ou básico. Cada papel tem permissões diferentes (vamos comparar a seguir). Em caso de dúvida, 'funcionário' é o que mais se parece com a vida normal de um colaborador.

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   Marca 'reservável' (ou não)

   Reservável significa que a pessoa aparece como opção na página pública. Se for alguém de back-office (recepção, gestor que não atende clientes), desmarca: a conta funciona na mesma, mas não consome um lugar facturável nem aparece para escolha do cliente.

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   Envia o convite

   Botão 'Enviar convite'. O sistema cria um registo na tabela team_invites, gera um link único com token e envia o email automaticamente. O funcionário aparece já na lista com a etiqueta 'pendente'.

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   O funcionário aceita

   Clica no link do email, cria conta com password ou Google, e entra automaticamente na equipa. A etiqueta 'pendente' desaparece e fica como membro activo.

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   Atribui serviços e horário

   Por defeito, um convite reservável já fica autorizado a executar todos os serviços do negócio. Se quiseres restringir, abre a matriz de serviços (botão 'Editar serviços' na ficha) e desmarca os que ele não executa. Depois vai a Horários e define o horário dele se for diferente do negócio.

Pendente vs activo: o que muda

Enquanto o funcionário não clica no link e cria a conta, a linha dele fica marcada como 'pendente'. Apesar de pendente, podes desde já: atribuir serviços, definir horário, configurar comissão e marcá-lo em marcações (o nome dele aparece na coluna do calendário). Quando ele aceitar, todas essas configurações ficam ligadas à conta nova automaticamente.

Se o email não chegar (caixa de spam, endereço errado), tens duas opções na ficha do convite: 'Reenviar convite' (manda o email outra vez para o mesmo endereço) ou 'Copiar link' (recebes o URL para mandar tu por WhatsApp ou outra forma). O link expira ao fim de algum tempo, mas reenviar gera um link novo válido.

Os 4 papéis: o que cada um pode fazer

O BookHero tem quatro papéis. Escolher o certo é importante porque define o que a pessoa vê e o que pode mexer. Não há configuração granular, mas estes 4 papéis cobrem praticamente todos os cenários reais.

• Proprietário: tudo. Só uma pessoa por negócio. É a conta que paga e que controla plano, facturação e segurança.
• Gerente: quase tudo, excepto facturação e transferir propriedade. Bom para o braço direito que gere o dia-a-dia.
• Funcionário: agenda, marcações, clientes e checkout. Não vê relatórios consolidados nem definições do negócio. É o papel mais comum.
• Básico: só vê o que lhe diz respeito (calendário próprio, comissões próprias). Não cria marcações nem faz checkout. Útil para estagiários, terapeutas em part-time ou quem só vem ler a agenda.

Reservável: a opção que muda mais do que parece

Quando convidas alguém, vês um interruptor 'Reservável'. Pequeno, mas com implicações reais. Funciona assim:

• Reservável ligado: o funcionário aparece na página pública como opção (a foto, o nome, os serviços que executa). Conta para o plano (cada funcionário reservável consome um lugar facturável).
• Reservável desligado: a conta funciona na mesma para uso interno. Pode ter calendário, marcações criadas pelo proprietário, fazer checkout. Mas não aparece para o cliente escolher na página pública e não conta para o plano.

Tipicamente, profissionais que atendem clientes ficam reserváveis (cabeleireiros, terapeutas, esteticistas). A recepcionista, o contabilista ou o gerente que não atende ficam não reserváveis. Podes alternar a qualquer momento na ficha do funcionário, sujeito ao limite do plano.

Matriz Funcionários x Serviços: quem faz o quê

Cada funcionário tem uma lista de serviços que executa. Por defeito, quando convidas alguém reservável, fica autorizado a executar tudo. Tu restringes a partir daí: na ficha do funcionário, botão 'Editar serviços', abre uma lista com checkboxes para marcar / desmarcar.

Esta matriz tem duas funções principais:

• Na página pública: o cliente que escolhe um serviço só vê os funcionários autorizados a executá-lo. Se só a Rita faz manicure, é a Rita que aparece quando o serviço é manicure.
• No calendário interno: quando crias uma marcação manualmente e escolhes um funcionário que não tem o serviço atribuído, o sistema avisa, mas não bloqueia. Avanças com confirmação. É útil para os casos do dia-a-dia: a colega aprendeu um serviço novo e ainda não actualizaste a matriz.

Horário individual: quando não é igual ao do negócio

O BookHero tem dois níveis de horário. O horário base do negócio (ex.: salão abre segunda a sábado, 9h-19h) e o horário individual de cada funcionário, que pode coincidir com o do negócio ou ser diferente. A regra é simples: a interseção do horário do negócio com o horário do funcionário é o que vale na página pública.

• Se o funcionário não tem horário próprio definido, herda o horário do negócio.
• Se tem horário próprio, esse manda. Pode ser uma janela mais estreita (negócio abre 9h-19h, ele só faz 14h-18h) ou diferentes dias (negócio abre seis dias, ele só vem três).
• Excepções por data específica (fechar um dia, abrir mais cedo numa data) ficam num terceiro nível: 'overrides' por data, tanto do negócio como do funcionário.

Para configurar, vai a Funcionários > Horários, escolhe a pessoa e edita dia a dia. Cada dia aceita abertura, fecho e pausas (almoço, formação a meio do dia). Se um dia for de folga, marca 'fechado'.

Folgas formais: férias, doença, formação

Para ausências planeadas, o BookHero tem um sistema próprio de folgas (time off) com motivo e estado de aprovação. Não é a mesma coisa que bloquear um intervalo no calendário: a folga é um pedido formal que aparece nos relatórios e respeita um motivo (pessoal, doença, férias, formação, etc.).

• Tipos de motivo: pessoal, doença, férias, formação, falta sem aviso, atraso, saída antecipada, outro.
• Aprovação: o proprietário ou gerente pode aprovar ou deixar como pendente. Folgas aprovadas geram aviso na criação de marcações nesse período.
• Período: pode ser um dia inteiro ou só algumas horas. Pode ser um único dia ou um intervalo de datas (ex.: férias de 5 dias).
• Nota: campo livre para registar o motivo concreto ('casamento', 'consulta médica').

Para alterações pontuais que não são folga (almoço de equipa, formação interna a meio da semana), o caminho recomendado é criar um bloqueio directamente no calendário com o FAB 'Bloquear'. Mais leve, sem precisar de motivo e sem entrar nos relatórios de assiduidade.

Como o funcionário aparece nas marcações

Depois de tudo configurado, o funcionário começa a aparecer nos sítios certos:

Comissões: como ligar quem faz a quanto ganha

Se pagas comissões à equipa, o BookHero tem regras configuráveis por funcionário e por serviço (ou produto). Em Funcionários > Comissões defines:

• Tipo: percentagem (ex.: 30% do preço) ou montante fixo (ex.: 5 € por serviço).
• Alvo: por serviço específico, por produto, ou regra global para o funcionário.
• Quem vê: o próprio funcionário vê apenas as suas comissões (leitura). Proprietário e gerente editam todos.

As comissões são calculadas com base no que foi efectivamente cobrado no checkout (não no preço do serviço em catálogo), por isso descontos pontuais entram automaticamente no cálculo.

Erros e dúvidas frequentes

Boas práticas para o dia-a-dia

• Configura serviços, horário base do negócio e regras de comissão ANTES de convidar. Evita o silêncio do primeiro login.
• Usa 'funcionário' como papel por defeito. Sobe para 'gerente' só quando precisas que a pessoa convide outros ou mexa em definições. Desce para 'básico' apenas para casos muito limitados.
• Mantém a matriz Funcionários x Serviços actualizada: quando alguém aprende um serviço novo, marca na hora. O aviso 'funcionário não executa' deixa de aparecer no calendário.
• Para folgas longas (férias), usa o sistema de folgas formais com motivo. Para bloqueios pontuais (almoço de equipa hoje), usa o FAB 'Bloquear' no calendário.
• Antes de remover um funcionário que saiu, garante que as comissões pendentes estão calculadas e pagas. O histórico fica intocado, mas o acesso aos relatórios dele é cortado.

Próximos passos relacionados

• Para criar a primeira marcação manualmente e perceber como o funcionário aparece, lê: /blog/criar-marcacao-manual-no-calendario.
• Para fechar um intervalo pontual no calendário (almoço, formação interna), lê: /blog/bloquear-tempo-no-calendario.