Há ausências que não são intervalos curtos: as férias anuais do João, a semana de baixa da Rita por gripe, o sábado em que o Pedro vai a uma formação fora. Estas não cabem no botão 'Bloquear' do calendário porque precisas de mais do que fechar o slot. Precisas de motivo, precisas de aprovação, e precisas de histórico para relatórios e justificações no fim do ano.
Este guia leva-te do separador certo até à folga registada, passando por motivo, aprovação, ausências parciais, vários dias seguidos, e o que acontece em paralelo na página pública e no calendário interno. No fim ficas com clareza sobre quando registar formalmente e quando um simples bloqueio no calendário é suficiente. Se ainda não conheces o segundo caminho, vê primeiro o nosso guia de como bloquear tempo no calendário.
Onde está: Funcionários > Schedules > Folgas
O ecrã das folgas vive ao lado dos horários da equipa, não no calendário. É deliberado: aqui geres ausências como dado de recursos humanos, não como bloqueio visual. O caminho é Funcionários (menu lateral) > Schedules > Folgas (o terceiro separador, com o ícone de avião).
- Cada cartão é um funcionário, com avatar, total de dias, dias aprovados, dias pendentes e dias futuros.
- Em cima, no topo da página, vês um resumo global da equipa toda. Útil para quem gere uma equipa com vários funcionários.
- O botão '+ Folga' em cima abre o modal de criação sem pré-seleccionar funcionário; o '+' dentro de cada cartão pré-selecciona logo aquele.
Passo a passo: criar uma folga
Clica em '+ Folga'
Abre o modal 'Adicionar folga'. Em cima escolhes o formato (dia inteiro, horas, ou intervalo de datas). Em baixo escolhes funcionário(s), motivo, aprovação e nota opcional.
Escolhe o formato
Três chips com ícone: 'Dia inteiro' (um único dia bloqueado por inteiro), 'Horas' (um intervalo dentro de um único dia, útil para 'fui ao médico das 10h às 12h') ou 'Intervalo' (várias datas seguidas, típico de férias).
Define datas e horas
Para 'Dia inteiro' basta a data. Para 'Horas' escolhes a data e as duas horas (em passos de 5 minutos; o fim tem de ser depois do início). Para 'Intervalo' escolhes data de início e data de fim; o sistema valida que a segunda não é anterior à primeira.
Escolhe o motivo
Obrigatório. Picker custom com 8 opções: pessoal, doença, férias, formação, no-show, início tardio, saída antecipada, outro. Escolhe bem porque o motivo fica registado e aparece depois em filtros e relatórios.
Marca como aprovada (opcional)
Checkbox 'Aprovada'. Se deixares sem marcar, a folga fica como 'pendente' até alguém com permissão a aprovar. Importante: pendente ou aprovada, ambas bloqueiam marcações na página pública. A aprovação é um sinal de RH, não um interruptor de visibilidade.
Escolhe os funcionários e grava
Lista de chips com avatar; clica para seleccionar. 'Todos' marca toda a equipa de uma vez (útil para o feriado em que ninguém trabalha). 'Guardar' grava uma linha de folga por cada funcionário escolhido.
Os oito motivos: quando usar cada um
Categorizar bem é o que distingue um histórico útil de uma lista de ausências sem significado. A escolha do motivo aparece no cartão da folga e fica para filtros futuros, por isso vale a pena uniformizar a regra dentro da equipa.
- Férias: ausência planeada com antecedência, geralmente vários dias seguidos. Combina com o formato 'Intervalo'.
- Doença: baixa, gripe, ida ao médico não planeada. Habitualmente entra como pendente e marca-se aprovada quando chega o atestado.
- Formação: dia ou meio-dia em curso, workshop ou visita a um fornecedor. Não é folga propriamente dita, mas fecha a agenda na mesma.
- Pessoal: assunto particular não classificável (banco, advogado, escola dos filhos).
- Início tardio / Saída antecipada: marca metade do dia em que o funcionário entra mais tarde ou sai mais cedo. Vai bem com o formato 'Horas'.
- No-show: falta sem aviso. Útil para histórico disciplinar e para perceber padrões ao longo do ano.
- Outro: para o que não entra acima. Usa com moderação para não dependeres só do campo de nota livre.
Aprovação: o que faz, e o que não faz
Cada folga vive num de dois estados: 'pendente' ou 'aprovada'. O selo aparece directamente no cartão da folga e podes alternar a qualquer momento (até depois de o período ter passado, se quiseres rectificar a posteriori).
| Pendente | Aprovada | |
|---|---|---|
| Bloqueia marcações na página pública | Sim | Sim |
| Aparece nos relatórios como ausência justificada | Não | Sim |
| Aviso ao criar marcação manual sobre o período | Sim (avisa, não bloqueia) | Sim (avisa, não bloqueia) |
| Conta para totais aprovados na vista da equipa | Não | Sim |
| Selo visual no cartão | Cinza ('pendente') | Verde com check |
Folga formal vs bloqueio pontual no calendário
Há duas formas de fechar a agenda no BookHero e o instinto dos primeiros dias é misturá-las. Esta tabela arruma as diferenças em três segundos:
| Folga (time off) | Bloqueio (time block) | |
|---|---|---|
| Onde se cria | Funcionários > Schedules > Folgas | Botão 'Bloquear' no calendário |
| Motivo categorizado | Sim, obrigatório (8 opções) | Não, apenas rótulo livre |
| Aprovação | Sim (pendente / aprovada) | Não existe |
| Quem pode criar | Proprietário e gerente | Qualquer pessoa com acesso ao calendário |
| Histórico para relatórios | Fica registado e classificado por motivo | Vive no calendário, sem categoria |
| Visibilidade | Painel próprio com totais por funcionário | Aparece como faixa cinzenta no calendário |
| Caso típico | Férias, baixa médica, formação, falta não justificada | Almoço, intervalo, reunião curta, ida ao banco |
Regra prática: se daqui a seis meses ainda for útil saber porque é que aquele dia estava fechado, é folga formal. Se for só algo do dia-a-dia que não precisas de recordar depois, é bloqueio pontual.
O que acontece à página pública e às marcações
Assim que gravas a folga, três coisas mudam ao mesmo tempo:
- Os slots cobertos pela folga desaparecem da página pública para aquele funcionário. Clientes que entrem na página continuam a ver outros funcionários disponíveis, mas o ausente fica fora da lista.
- Se a marcação pública usa atribuição automática (auto-assign), o sistema deixa de atribuir aquele funcionário aos slots em causa.
- No calendário interno, a folga aparece como faixa cinzenta na coluna do funcionário, com a etiqueta do motivo. Continuas a poder criar marcações manuais por cima (o sistema avisa-te, mas não bloqueia, porque podes precisar de registar algo a posteriori).
Editar, remover ou marcar como passada
Depois de criada, cada folga vive como uma linha no cartão do funcionário. As três acções rápidas estão sempre à mão:
- Aprovar (se ainda estiver pendente): clica no botão 'Aprovar' à direita da linha. O selo muda para o verde com check imediatamente.
- Reverter aprovação (se já estiver aprovada): pequena seta circular ao lado do selo. Útil quando aprovaste por engano ou quando o atestado deixou de ser válido.
- Remover: ícone do caixote do lixo. Abre um modal nativo de confirmação para evitar cliques acidentais. A linha desaparece dos relatórios e os slots correspondentes voltam a abrir na página pública.
Folgas passadas mantêm-se no cartão do funcionário, agora com um ícone de 'já passou' para distingui-las das futuras. É útil para responder a perguntas como 'quantos dias de doença teve o João este ano' ou 'quantas formações fez a equipa em 2026'. Para alterar uma folga já criada (mudar datas, mudar motivo), o caminho actual é remover e voltar a criar.
Casos do dia-a-dia
Posso criar a folga de várias pessoas ao mesmo tempo? (Ex.: dia da empresa em que toda a gente falta.)
Sim. No modal, na secção de funcionários, há um botão 'Todos' que marca a equipa toda. Ao gravar, o sistema cria uma linha de folga por cada funcionário, todas com os mesmos parâmetros (data, motivo, aprovação). Cada uma fica independente: podes aprovar ou remover individualmente depois.
Há folgas recorrentes? Por exemplo, todas as segundas o Pedro tem folga.
Não. O ecrã de folgas não faz recorrência. Se a ausência é parte do padrão semanal do funcionário (todas as segundas), o sítio certo é o horário base em Funcionários > Schedules > Horário base, onde marcas a segunda como dia não trabalhado para esse funcionário. As folgas formais existem para ausências que saem fora do padrão.
Quero registar que o funcionário chegou 1 hora atrasado. Faço folga ou bloqueio?
Folga, com formato 'Horas'. Motivo 'Início tardio', das 09:00 às 10:00. Fica registado para o histórico e os slots dessa hora desaparecem da página pública (no improvável caso de alguém ter tentado marcar, fica protegido). Um bloqueio pontual fechava a hora mas não deixava nada para os relatórios depois.
A folga começa na quinta e o cliente já tem marcação na sexta. Como sou avisado?
Quando aprovas a folga, o sistema conta as marcações existentes dentro do período (a partir da hora de início) e mostra um aviso 'X marcações afectadas'. A folga grava-se na mesma; cabe-te a ti contactar os clientes para remarcar. Não há cancelamento automático para evitares surpresas do lado do cliente.
Quero criar uma marcação para um cliente VIP num dia em que o funcionário está de férias. É possível?
Sim. Internamente o BookHero deixa-te marcar por cima de qualquer folga (formal ou não). Quando criares a marcação manual, vais ver um aviso 'Funcionário em folga'. Confirmas e a marcação é gravada. Lê mais sobre os avisos no nosso guia de como criar marcações manuais no calendário. Recordas, na página pública continua bloqueado: só tu, por dentro, podes forçar.
Boas práticas para uma equipa organizada
- Define a regra interna no início: férias com 1 mês de antecedência entram aprovadas; baixas médicas entram pendentes e passam a aprovadas com atestado entregue.
- Para meios-dias e idas ao médico, prefere o formato 'Horas' à criação de dois bloqueios pontuais. Ganhas histórico e perdes ruído visual no calendário.
- Para feriados em que ninguém trabalha, usa o botão 'Todos' no modal. Em 30 segundos a equipa toda fica fechada para esse dia.
- Antes de aprovar férias longas, vai ao calendário ver as marcações já existentes nesse período. Marca-te uma tarefa para contactar esses clientes antes da folga começar.
- Não dependas da nota livre para o motivo: usa sempre a categoria que mais se aproxima. A nota é para o contexto extra, não para substituir o motivo.
Onde isto se cruza com o resto do produto
As folgas tocam três outros sítios do BookHero a que vale a pena ir a seguir:
- Adicionar funcionários e horários individuais: o horário base define os dias que o funcionário trabalha normalmente; as folgas são excepções a esse padrão.
- Como criar uma marcação manual no calendário: cobre o que acontece quando tentas agendar por cima de uma folga (avisa, mas não bloqueia).
- Como bloquear tempo no calendário: o caminho rápido para intervalos pontuais (almoço, reunião, formação curta) que não precisam de motivo nem de aprovação.