Fisioterapia é dos setores em que uma boa ferramenta de marcações poupa mais tempo administrativo. O paciente volta 6, 8, 12 vezes; pede fatura com NIF para reembolso; o histórico clínico tem de estar à mão na próxima sessão. Este guia mostra como configurar o BookHero para suportar a recorrência, a documentação e a comunicação com o paciente.
Padrão de marcações de fisioterapia
Diferente de barbearia ou salão, em fisioterapia o paciente raramente vem 1 vez. Vem 6, 8, 12 vezes ao longo de 4 a 12 semanas. A primeira marcação é avaliação; depois há um plano. Este padrão muda como configuras tudo - desde os serviços até à comunicação.
Catálogo de serviços (mais curto do que pareces precisar)
Em fisioterapia, basta um catálogo simples. Mais detalhe é mais marketing do que utilidade na agenda.
- Avaliação inicial - 60 min - €45 (mais cara, mais longa - é onde defines o plano).
- Sessão de fisioterapia - 50 min - €35.
- Sessão de fisioterapia + osteopatia - 60 min - €45.
- Reabilitação pós-cirúrgica - 50 min - €40 (descrição com requisitos).
- Massagem terapêutica - 50 min - €40.
- Terapia manual - 45 min - €40.
Marcação em série: o fluxo principal
A grande vitória em fisioterapia é evitar a chamada Vamos marcar a próxima? no fim de cada sessão. Marcas todas de uma vez na primeira consulta.
Avaliação inicial - paciente sai com plano
Definiste 8 sessões, 2x por semana, das 18h às 18h50, durante 4 semanas.
Marca todas as 8 sessões logo no fim
Calendar permite marcar uma de cada vez - 5 segundos por marcação. Cliente vê todas pré-agendadas.
Cada sessão tem confirmação automática
Email no momento da criação, com link de cancelar caso seja necessário.
Lembrete 24h antes de cada
WhatsApp em planos Pro+. Reduz faltas em séries (clientes esquecem mais à 4ª e 5ª sessão).
Notas privadas: o prontuário sem papel
A ficha do paciente é onde a fisioterapia ganha tempo administrativo. Cada visita pode ter notas privadas atualizadas - o que foi feito, evolução, próximos passos. Estrutura recomendada:
- Avaliação 12/03: dor 7/10 ombro D, ROM limitado a 80° abdução.
- Sessão 1 (15/03): mobilização passiva + ondas curtas, dor 6/10.
- Sessão 2 (17/03): mobilização ativa + exercícios casa.
- Sessão 3 (19/03): primeira tolerância a peso, 1kg sem dor.
- Próximos passos: progressão para 2kg, introdução de TheraBand.
- Plano: rever em 4 sessões.
Faturação para reembolso (ADSE, seguros, mútuas)
65% dos pacientes pedem fatura com NIF para submeter a reembolso. O BookHero emite documento informativo em PDF (tipo FAT) com NIF, morada e descrição que controlas. Em 30 segundos.
Guarda NIF na ficha do paciente uma vez
Da próxima vez que ele faturar, NIF e morada aparecem pré-preenchidos.
No checkout, ativa Emitir documento
Escolhe o tipo (FAT - fatura) e o sistema gera o PDF.
Envia o PDF para email do paciente
Diretamente do checkout. Paciente recebe e submete à entidade que reembolsa.
Documentos imutáveis (snapshots)
Após emitido, o documento não se altera - mesmo que mudes o nome do serviço ou o preço depois. É o que se exige numa documentação séria.
Lembretes: a maior alavanca em fisioterapia
Em séries longas, a frequência de faltas sobe entre a 4ª e a 7ª sessão (paciente sente melhoras, fica casual, esquece). O lembrete 24h antes é fundamental.
| Plano | Confirmação | Lembrete 24h |
|---|---|---|
| Free / Starter | ||
| Pro / Enterprise |
Política de cancelamento
Em saúde, a margem é apertada e a hora bloqueada é tempo perdido. Recomendamos comunicar 24h mínimas - 48h para sessões longas (avaliação inicial, reabilitação pós-cirúrgica).
- Comunica nas descrições dos serviços e na confirmação automática.
- Regista cada falta na ficha (ele faltou 2x sem aviso é informação útil para conversa).
- Para pacientes recorrentes que faltam, considera pré-pagamento da próxima sessão.
- Não é hostil - é prática gestão de capacidade.
Equipa em clínica multi-profissional
Em clínicas com 2+ fisioterapeutas (ou fisioterapeuta + osteopata + massagista), cada profissional tem o seu catálogo. A página pública filtra automaticamente:
Relatórios mensais
| Indicador | Saudável | Atenção |
|---|---|---|
| Sessões por paciente | 6-10 média | <4 (planos pequenos demais ou alta precoce) |
| Faltas | <8% | >12% (revê política e lembretes) |
| % pacientes com NIF guardado | 60-75% | <40% (perde-se reembolsos por esquecimento) |
| Receita por hora trabalhada | Estável ou crescente | Decrescente (preço congelado há muito) |
| Pacientes recorrentes vs novos | Equilíbrio 60/40 | Inverte conforme estação |
Plano de arranque: 7 dias
Dia 1: catálogo de serviços e horário
Avaliação + 4-5 tipos de sessão. 1 hora.
Dia 2: convida equipa, define catálogos individuais
Cada profissional escolhe os seus serviços.
Dia 3: política de cancelamento e descrições
Lê cada descrição como paciente.
Dia 4: notificações WhatsApp
Pro+ no plano para canal certo.
Dia 5: importa pacientes ativos
CSV com nome + telefone + NIF se já tens. Notas privadas começam com primeira sessão futura.
Dia 6: testa fluxo de série
Marca uma série de 6 sessões fictícia, vê confirmações, vê lembrete.
Dia 7: partilha link
Site da clínica, Google Business, parcerias com médicos prescritores.
Perguntas frequentes
Como gerir prescrições médicas?
Anexa o contexto da prescrição em notas privadas (ex: prescrição Dr. Silva 12/03 para fisioterapia ombro D, 10 sessões). BookHero não tem upload de PDF, mas o registo textual cobre as necessidades operacionais.
Posso cobrar pacotes (10 sessões com desconto)?
Sim. Cria Pacote 10 sessões como produto avulso no checkout, cobras tudo na primeira sessão. Marca depois as 10 sessões individualmente na agenda. BookHero não conta as sessões automaticamente, mas a ficha do paciente regista o pacote ativo.
E se o paciente quer cancelar a meio do plano?
Cancela as restantes manualmente no Calendar. Se houve pré-pagamento de pacote, gere o reembolso parcial fora do sistema (transferência ou MB Way) e regista na ficha do paciente.
Posso ter calendário separado por sala?
BookHero gere calendário por profissional, não por sala. Para clínicas com salas como recurso limitado, cria a sala como profissional virtual (ex: Sala 1 com horário próprio).
A faturação serve para IRS e reembolso?
Para a maioria dos casos, sim - documento informativo com NIF é aceite por ADSE, seguros e na declaração IRS. Para faturação certificada AT (legalmente exigida acima de certos limiares), integra com software fiscal certificado.