O personal trainer tem o modelo de negócio mais variável de todo o setor de serviços: alguns trabalham 100% 1-a-1; outros oferecem só treinos a 2 ou 3; outros gerem estúdios com equipa. O fio condutor é a recorrência alta (cliente típico vem 2 a 4x por semana) e a fidelização baseada em resultados. Este guia mostra como configurar o BookHero para cada um destes perfis.
Os 3 perfis de PT (e qual é o teu)
A configuração ideal depende do teu modelo. Lê os três perfis abaixo, identifica o teu e adapta:
| Perfil | Cliente típico | Foco do BookHero |
|---|---|---|
| PT independente solo | 10-15 clientes 1-a-1 | Calendário pessoal + lembretes + faturação |
| PT solo com sessões a 2-3 | Casais, amigos, pequenos grupos | Configurar serviços específicos para grupos pequenos |
| Estúdio com 2-5 PTs | 20-50 clientes ativos | Multi-staff + auto-assign + relatórios por treinador |
Catálogo: simples ganha sempre
PTs novatos tentam montar 15 serviços (PT 1h, PT 45min, treino funcional, treino HIIT, treino força, treino cardio...). O cliente fica perdido. Em PT, o catálogo certo é curto:
- Avaliação física inicial - 60 min - €40 (mais cara, mais longa, primeiro contacto).
- Sessão PT 60 min - €40.
- Sessão PT 45 min - €30 (mais barata, frequência alta).
- Treino a 2 (60 min) - €60 (€30 por pessoa - mais económico para o cliente, melhor receita por hora para ti).
- Treino a 3 (60 min) - €75 (€25 por pessoa).
Pacotes mensais (a forma certa)
A maioria dos PTs trabalha em modelo de pacote: cliente paga 8 sessões/mês ou 12 sessões/mês. O BookHero não tem contador automático de sessões, mas há um padrão simples e robusto:
Cria o pacote como produto avulso
Vai a Produtos → Adicionar: Pack 8 sessões PT (60 min) - €280. Cria todos os pacotes que ofereces.
Cliente paga no checkout do início do mês
Sessão 0 (avaliação ou primeira sessão) → checkout → adiciona o pacote como produto. Recebes o valor todo.
Marca as 8 sessões no calendário
Calendar permite marcar todas de uma vez. Cliente vê todas pré-agendadas.
Cada sessão sucessiva fica sem custo registado
No checkout dessa sessão, marcas como Pacote (€0) - tudo registado mas sem cobrar duplicado.
Notas privadas registam o pacote ativo
Pacote 8 sessões iniciado 01/03, expira 31/03. Sabes sempre em que ponto está.
Notas privadas: o teu sistema de acompanhamento
Aqui é onde o PT profissional separa-se do PT amador. A ficha de cada cliente tem:
- Avaliação inicial: peso 78kg, %gordura 22%, perímetros (cintura 92cm, anca 100cm).
- Objetivos: perder 5kg em 12 semanas, aumentar massa muscular braços.
- Restrições: lesão antiga LCA D, evitar agachamento profundo.
- Plano semana 1-4: foco em adaptação, hipertrofia básica, 60 min, 3x semana.
- Sessão 12 (15/04): peso 76.2kg, %gordura 20%, supino 50kg 8 reps - PR pessoal.
- Sessão 13 (17/04): cardio HIIT, sentiu-se bem, sem lesão.
- Próximo passo: reavaliar semana 8.
Lembretes que combatem faltas em sessões cedo/tarde
Sessões matinais (6h-8h) e final de sexta (após 18h) são as mais sujeitas a faltas. Cliente perde motivação, fica em casa, esquece. Lembrete 24h antes é obrigatório:
| Plano | Lembrete |
|---|---|
| Free / Starter | Email 24h antes |
| Pro / Enterprise | WhatsApp 24h antes (canal preferido em fitness) |
Política de cancelamento e reposição
PT é dos casos onde a reposição faz sentido (para clientes em pacote): em vez de penalizar quem falhou, deixa repor numa hora vaga da semana. Mas comunica regras:
- Cancelamento até 12h antes: livre, sem penalização, sessão reposta.
- Cancelamento entre 12h e 1h antes: sessão consumida do pacote.
- Falta sem aviso: sessão consumida do pacote.
- Comunicado em descrição do serviço + confirmação automática.
Estúdio com equipa: configuração específica
Para estúdios com 2+ PTs, a configuração muda em três pontos:
Cada PT tem o seu catálogo
Especialização importa: um faz força, outro funcional, outro pré-natal. Configura serviços por treinador.
Atribuição automática raramente é boa em PT
Cliente quer o seu PT (relação pessoal). Deixa cliente escolher na página pública. Auto-assign só para casos novos sem preferência.
Relatório por treinador no fim do mês
Receita gerada por cada PT, número de sessões, valor médio por marcação. Base para comissões ou avaliação.
Faturação para empresas e clientes corporativos
Cada vez mais empresas comparticipam PT como benefício de saúde. Cliente pede fatura com NIF da empresa para reembolso. O BookHero emite documento informativo em PDF (FAT) com NIF e morada que registas na ficha.
Relatórios mensais para PT
| Indicador | Saudável | Atenção |
|---|---|---|
| Sessões / cliente / mês | 8-16 (depende do pacote) | <6 (pacote desperdiçado, risco de não renovar) |
| Receita por hora trabalhada | €35-50 (PT individual) | <€25 (preço congelado ou pacotes a perder) |
| Renovação mensal | 80%+ | <70% (problema de retenção) |
| Faltas | <10% | >15% (revê política de reposição) |
| Sessões a 2 vs 1-a-1 | 20-30% se ofereces | 0% (perdes receita por hora) |
Plano de arranque: 7 dias
Dia 1: catálogo e horário
Avaliação + 3-4 tipos de sessão. Decide se ofereces sessões a 2/3.
Dia 2: pacotes como produtos
Cria todos os pacotes que ofereces no catálogo de produtos.
Dia 3: equipa (se aplicável)
Cada PT com o seu catálogo individual.
Dia 4: notificações WhatsApp
Pro+ no plano.
Dia 5: política de cancelamento clara
Em descrições e confirmação.
Dia 6: importa clientes ativos
CSV ou manual.
Dia 7: testa fluxo de pacote
Marca avaliação, vende pacote, marca 8 sessões, simula uma sessão fechada como pacote consumido.
Perguntas frequentes
Como gerir treinos em grupo (4+ pessoas)?
BookHero é otimizado para 1-a-1 e grupos pequenos (até 3-4) marcados em nome de uma pessoa-líder. Para classes de 8+ pessoas (yoga, HIIT em grupo), considera ferramentas dedicadas a estúdios de classes - BookHero não tem capacidade de slot > 1.
Posso vender online um pacote sem o cliente ter conta?
Não diretamente. O fluxo é: cliente marca avaliação inicial (gratuita ou paga), na primeira sessão fazes checkout com o pacote como produto. Funciona porque a maioria dos PTs prefere conhecer o cliente antes de vender pacote.
Como gerir reposições de sessão?
Quando o cliente cancela com aviso, marca uma nova sessão num slot vago. Anota em notas privadas (Reposição da sessão de 12/04). O pacote continua válido.
Posso fazer treinos online?
BookHero gere a marcação. O serviço pode ser PT online via Zoom - cliente marca, recebe confirmação com a hora, fazes a sessão pelo link que partilhas (manualmente após confirmação ou em descrição padronizada).
E sessões em casa do cliente?
Inclui na descrição do serviço o âmbito (sessão na minha morada vs em casa do cliente). Calendar não trata morada física - regista em notas privadas se relevante.