Consultórios de psicologia operam num cruzamento delicado: a marcação tem de ser discreta (a página pública é vista por todos), recorrente (pacientes vêm semanalmente durante meses), e suportar faturação detalhada para reembolso. Este guia mostra como configurar o BookHero de modo a respeitar a privacidade do paciente em cada decisão.
Por que a discrição é a regra principal
Em saúde mental, a privacidade do paciente é mais do que cortesia - é fundamento do trabalho. Cada decisão tecnológica tem de passar pelo teste: e se alguém de fora vir isto? A página pública, os emails enviados ao paciente, os lembretes - tudo tem de ser neutral o suficiente para ser visto sem revelar nada.
Catálogo: nomes neutros, descrições breves
A página pública é visível a quem quer que pesquise. Evita rótulos clínicos:
| Em vez de | Usa |
|---|---|
| Terapia para depressão | Consulta de psicologia 50 min |
| Avaliação ansiedade | Avaliação inicial 60 min |
| Sessão TCC | Sessão de psicoterapia 50 min |
| Terapia de casal | Consulta de casal 75 min |
| Avaliação ADHD criança | Avaliação infantil 60 min |
- Consulta de psicologia - 50 min - €60.
- Avaliação inicial - 60 min - €80 (primeira consulta, mais longa).
- Consulta de casal - 75 min - €90.
- Avaliação infantil - 60 min - €70.
- Avaliação neuropsicológica (compreende várias sessões) - 90 min - €120 a partir de.
- Consulta online via vídeo - 50 min - €55.
Marcação em série semanal: o fluxo principal
Em psicoterapia, o paciente típico vem semanalmente, à mesma hora, durante 6 a 12 semanas (ou meses). Marca todas as sessões logo na primeira:
Avaliação inicial - definição do plano
Pacote de 8 sessões iniciais combinado.
Marca as 8 sessões na primeira visita
Calendar permite criar uma a uma em segundos. Mesma hora, mesmo dia, semana a semana.
Paciente recebe confirmação de cada
Email com texto neutro: Confirmamos a sua marcação para [data] [hora].
Reminders 24h antes (email é o canal preferido)
Texto também neutro: Lembrete da sua marcação amanhã.
Após 8 sessões, reavalias e marcas mais
Continuidade decidida em consulta - pacientes preferem este ritmo.
Notas privadas: o prontuário simplificado
Em psicologia, o registo clínico oficial (prontuário) é responsabilidade ética e legal do profissional. As notas privadas no BookHero não substituem prontuário formal - mas servem como acesso rápido a contexto operacional:
- Avaliação 12/03: queixa principal ansiedade no trabalho. Histórico breve. Plano: 8 sessões TCC.
- Sessão 1 (15/03): foco rapport e psicoeducação. Trabalho de casa: registo de pensamentos.
- Sessão 2 (22/03): revisão registos. Identificadas 3 distorções recorrentes.
- Próximos passos: introdução exposição comportamental.
- Reembolso: ADSE, NIF guardado, fatura mensal.
- Notas operacionais: prefere consultas online às terças.
Faturação para reembolso (importante em saúde)
Maioria dos pacientes pede fatura com NIF para submissão a entidades comparticipadoras (mútuas de seguro, sistemas de saúde, declaração de IRS). O BookHero emite documento informativo em PDF (FAT) em 30 segundos:
Guarda NIF do paciente uma vez
Na ficha. Próxima vez, aparece pré-preenchido.
No checkout da sessão, ativa Emitir documento
Tipo: FAT - fatura. Descrição: Consulta de psicologia.
Sistema gera PDF com snapshot imutável
Após emitido, valor e descrição não mudam mais (mesmo que mexas no preço da consulta depois).
Envia por email com 1 clique
Paciente recebe PDF, submete a quem reembolsa.
Lembretes: email em vez de WhatsApp
Diferente de quase todas as indústrias, em psicologia o canal preferido é email. Razões:
- WhatsApp partilhado em família revela conteúdo a pessoas próximas.
- Email é mais discreto - acessível só pelo paciente.
- Email permite assunto neutro (Lembrete consulta) sem detalhes.
- Pacientes adultos têm conta de email pessoal própria.
| Plano | Recomendação para psicologia |
|---|---|
| Free / Starter | Email confirmação + Email lembrete - ideal para o setor |
| Pro / Enterprise | WhatsApp lembrete (mais leitura mas menos discreto). Avalia caso a caso. |
Política de cancelamento
Saúde mental tem nuances - cancelamento pode ser parte do quadro clínico (resistência, evitamento). Recomendamos política clara mas comunicada com sensibilidade:
- Cancelamento até 24h antes: livre.
- Cancelamento 24-2h antes: cobra 50% (slot dificilmente preenchível).
- Falta sem aviso: cobra 100% (slot perdido).
- Comunicado em descrição com tom não-julgamental: Por respeito ao seu processo e à minha agenda...
- Em casos clínicos específicos (paciente em crise), exceção decidida em supervisão.
Consultório multi-profissional
Em consultórios com 2+ psicólogos (clinic, equipa multidisciplinar), cada profissional tem o seu catálogo. A página pública pode listar todos como uma equipa. Auto-assignment não faz sentido em psicologia - paciente quer um terapeuta específico.
Consultas online
BookHero gere a marcação. A consulta online em si decorre via Zoom, Google Meet ou outra plataforma:
Cria serviço Consulta online via vídeo
Mesmo formato, indica online na descrição.
Após confirmação, envias link por mensagem privada
Não inclui link na descrição pública - manda manualmente após cada marcação.
Paciente acede ao link à hora marcada
Sessão decorre na plataforma escolhida.
Relatórios mensais
| Indicador | Saudável | Atenção |
|---|---|---|
| Sessões / paciente / mês | 3-5 (semanal a quinzenal) | <2 (paciente desligando) |
| % pacientes com NIF guardado | 75%+ | <50% (perde-se reembolsos) |
| Faltas / cancelamentos | <8% | >12% (revê política) |
| Cliente recorrente vs novo | Saudável: 80% recorrente | <70% (alta rotação - revê experiência) |
Plano de arranque: 5 dias
Dia 1: catálogo neutro
Avaliação inicial + 4-5 tipos de sessão.
Dia 2: descrições e política
Tom profissional, sensível, claro.
Dia 3: notificações por email (não WhatsApp)
Plano Free ou Starter chega para psicologia tradicional.
Dia 4: importa pacientes ativos
CSV ou manual com NIF se já tens.
Dia 5: testa fluxo de série
Marca série de 8 sessões, vê confirmações, vê reminders.
Perguntas frequentes
Como garanto que a página pública não revela natureza clínica do paciente?
Catálogo com nomes neutros, sem termos clínicos. Confirmações e lembretes têm texto genérico. O nome do serviço é tudo o que aparece - escolhe-o cuidadosamente.
Notas privadas substituem prontuário clínico?
Não. Notas privadas são acesso operacional rápido. Prontuário clínico requer sistema dedicado, com retenção, acesso e segurança definidos pela ordem profissional. Mantém os dois.
E se um paciente quer agendar fora da janela de cancelamento?
Cancela manualmente do teu lado, sem cobrar. Em psicologia, contexto clínico justifica flexibilidade. A política comunicada é defensiva, não rígida.
Posso ter calendário separado para online e presencial?
Não há separação automática. Solução: cria serviço Consulta presencial e Consulta online com nomes diferentes. No mesmo calendário, mas tipos identificáveis.
Faturação serve para mútuas e IRS?
Documento informativo com NIF é aceite por mútuas e na declaração IRS. Para faturação certificada AT (acima de certos limiares de receita), integra com software fiscal certificado.