Atribuição automática de marcações no BookHero: as 3 estratégias e quando usar cada

Quando o teu negócio passa de uma para várias pessoas a atender, surge uma decisão pequena mas com impacto grande: como atribuir cada marcação? Manualmente, escolhendo profissional para cada cliente? Deixar cliente escolher sempre? Sistema decide automaticamente?

Cada opção tem consequências. Atribuição manual consome o teu tempo e é fonte de bias inconsciente (acabas a atribuir aos teus favoritos). Cliente sempre escolhe pode criar desbalanceamento (alguns ficam cheios, outros vazios). Sistema decide pode parecer impessoal mas é a opção mais justa em muitos casos. O BookHero suporta todos os modos - aqui está como decidir.

As 3 estratégias automáticas suportadas

Estratégia 1: Aleatório

Quando faz sentido:

• Equipa pequena (2-4 pessoas) onde todos prestam serviços similares e cobrem horários equivalentes.
• Cargos uniformes - ninguém tem ranking de senioridade.
• Negócio com volume estável onde aleatório se equilibra rapidamente.
• Quando a equipa não quer pensar em quem leva o quê.

Quando NÃO funciona:

• Equipa grande (5+) onde aleatório demora a equilibrar.
• Profissionais com horários muito diferentes (uns cobrem 40h, outros 10h) - aleatório distribui pela razão entre disponibilidade, mas semanas curtas podem desequilibrar.
• Onde há ressentimento existente - aleatório pode amplificar perceção de injustiça em semanas atípicas.

Estratégia 2: Round robin (rota fixa)

Em vez de aleatório, o sistema mantém uma rotação fixa. Primeira marcação para João. Segunda para Maria. Terceira para João. Quarta para Maria. E assim por diante.

• Implementação: contador interno por business; cada nova marcação avança 1 na fila.
• Equilíbrio matemático: rigoroso. Em 100 marcações, cada um recebe quase exatamente o mesmo número.
• Justiça percebida: muito alta. Equipa vê padrão claro e previsível.
• Vantagem: imparcialidade transparente.
• Desvantagem: ignora disponibilidade real e ocupação atual.

Quando faz sentido:

• Profissionais pagos à hora - distribuição igual = remuneração igual.
• Equipa onde questão de equidade é sensível (já houve queixas).
• Onboarding: novo funcionário precisa de receber clientes para aprender.
• Negócios onde clientes não escolhem profissional típico (corte simples, manicure simples).

Estratégia 3: Menos carregado do dia

Sistema atribui a marcação ao profissional que tem mais slots livres no dia da marcação. Otimiza para preenchimento de agenda em vez de equilibrar volume bruto.

• Implementação: olha para cada profissional disponível e conta slots livres no dia. Quem tem mais, recebe.
• Equilíbrio matemático: ao longo do tempo, todos ficam aproximadamente cheios.
• Justiça percebida: alta em volume bruto, mas pode parecer que sistema favorece quem faz pausas longas.
• Vantagem: maximiza ocupação do negócio.
• Desvantagem: profissional muito eficiente que faz pausas curtas pode receber MENOS marcações (pareçe ocupado).

Quando faz sentido:

• Negócio com objetivo claro de maximizar ocupação (procura > oferta sustentável).
• Profissionais pagos à comissão (preencher horário = mais receita = mais comissão).
• Times grandes (5+) onde equilibrar manualmente é impossível.
• Períodos de alta procura onde queres garantir que ninguém fica vazio.

Onde configurar no BookHero

O override do cliente: escolha manual

Independentemente da estratégia automática que configures, o cliente pode SEMPRE escolher um profissional específico na página pública. Quando ele escolhe Maria, vai para a Maria - automática é ignorada.

Em pequena percentagem dos casos (clientes habituais com profissional preferido), isto desequilibra a distribuição. É normal e esperado. Os 70-80% que não escolhem é onde a estratégia automática atua.

Casos especiais

Como decidir entre as 3 estratégias

1. 1

   Equipa de 2-4 pessoas, cargos similares, horários parecidos

   Aleatório. Mais simples, equilibra-se naturalmente.

2. 2

   Equipa pagada à hora OU questão de equidade sensível

   Round robin. Imparcialidade matemática rigorosa.

3. 3

   Equipa grande, comissões altas, objetivo de ocupação

   Menos carregado. Maximiza utilização da agenda.

4. 4

   Equipa muito desigual (sénior + júnior + estagiário)

   Considera não usar automática. Cliente escolhe ou tu atribuis manualmente.

5. 5

   Setor onde profissional é parte da experiência

   Permite cliente escolher. Automática só para clientes que não escolherem.

Como medir se funciona

Após 4-6 semanas com uma estratégia, em Relatórios > Funcionários, vê:

• Marcações por funcionário no período.
• Receita gerada por cada um.
• Ocupação relativa (marcações ÷ horas disponíveis).
• Se há diferenças significativas (>30% entre top e bottom): investigação.

Diferenças naturais (algumas pessoas têm mais clientes habituais que escolhem manual) são normais. Diferenças anormais sugerem que a estratégia escolhida não é a certa para o teu contexto.

Erros comuns

• Configurar e esquecer: revisita aos 60 dias para ver se está a equilibrar.
• Mudar estratégia toda a semana: dá-lhe pelo menos 30 dias para ver padrão.
• Não comunicar à equipa qual estratégia: cria desconfiança (porque é que tu recebeste menos?).
• Forçar automática quando o cliente devia escolher: perde a personalização que clientes valorizam.
• Esquecer que round robin não considera horas: equipas com horas desiguais ficam injustas.

Perguntas frequentes