Quando um negócio cresce de uma pessoa para uma equipa, a gestão técnica complica. Cada novo profissional tem a sua agenda, os seus clientes, as suas particularidades. E há tensão real entre dois objetivos: dar à equipa autonomia para fazer o seu trabalho sem te interromper a cada coisa, e proteger informação sensível (clientes globais, finanças, definições do negócio) que não devem mexer.
O BookHero resolve isto com um sistema de permissões em duas camadas: tu, owner, vês e mexes em tudo; cada funcionário vê só o que lhe diz respeito. Sem configuração complexa, sem matrizes de permissões. Por desenho. Eis como funciona.
O sistema de permissões em duas camadas
| Capacidade | Owner (tu) | Funcionário |
|---|---|---|
| Ver a sua própria agenda | ||
| Ver agendas de outros | ||
| Ver clientes com quem interagiu | ||
| Ver lista global de clientes | ||
| Ver as suas comissões | ||
| Ver relatórios consolidados | ||
| Ver dados fiscais do negócio | ||
| Mexer no horário próprio | ~ (cabe a ti decidir) | |
| Convidar/remover funcionários | ||
| Mudar plano / dados fiscais | ||
| Emitir recibos / faturas no checkout | ||
| Aceder ao dashboard /dashboard | ✓ (owner) | ✓ (/dashboard/team) |
Não há níveis intermédios (admin, gerente, etc.) por agora - apenas owner e funcionário. Para 95% dos pequenos negócios, este modelo simples é suficiente. Se precisas de níveis mais granulares, contacta-nos.
Como convidar um funcionário (4 passos)
Vai a Funcionários no menu lateral
Em qualquer ecrã do dashboard, abre Funcionários. Vês a lista atual da tua equipa.
Clica em Adicionar funcionário
Botão visível no topo. Diálogo abre.
Preenche nome e email
Email é o canal de convite e o que ele vai usar para login. Garante que está correto - mudar depois é possível mas chato.
Confirma e o convite sai
BookHero envia email automaticamente ao funcionário com link de confirmação. Ele clica, define password, pronto a usar.
Tempo total do início ao fim: 3-5 minutos. O funcionário recebe o convite em segundos. Tipicamente confirmam dentro do dia. Se não confirmar em 7 dias, podes reenviar o convite a partir da ficha dele.
O que o funcionário vê na dashboard dele
O que ele NÃO vê:
- Calendários de outros colegas (privacidade da equipa).
- Lista global de clientes do negócio (apenas os que ele atendeu).
- Relatórios consolidados (receita global, ocupação, etc.).
- Definições do negócio (página pública, fiscais, plano, integrações).
- Outros funcionários (não pode convidar/remover).
Cuidados ao adicionar a primeira pessoa
Como configurar o horário do funcionário
Cada funcionário tem o seu horário independente. Em Funcionários > [nome] > Horário, defines:
- Horário base: dias e horas que tipicamente trabalha.
- Folgas: dias específicos em que não está disponível.
- Pausas: ex.: almoço das 13h-14h.
- Períodos longos: férias, baixas, etc.
A página pública mostra apenas slots em que pelo menos um profissional capaz do serviço está disponível. Cliente nunca vê marcação numa hora em que ninguém pode atender.
Atribuição automática vs cliente escolhe
Se vários funcionários fazem o mesmo serviço, o BookHero pode:
| Modo | Quando usar |
|---|---|
| Cliente escolhe | Setores onde profissional importa (cabeleireiro, fisio, esteticista) |
| Atribuição automática | Serviços onde profissional é intercambiável |
| Híbrido (recomendado) | Cliente pode escolher OU deixar BookHero decidir |
A configuração da atribuição automática (random, round robin, menos carregado) está em Definições > Atribuição. Detalhes em artigo separado.
Saída de funcionário (offboarding)
Quando um funcionário sai (despedida amigável ou não), há um processo simples para garantir que tudo continua a funcionar bem:
Identifica marcações futuras
Em Funcionários > [nome] > Calendário, vê marcações futuras. Decide: redistribui para outro profissional ou contacta clientes.
Calcula comissão final pendente
Em Relatórios > Funcionários, vê comissão acumulada do mês. Inclui no último processamento salarial.
Remove o acesso
Em Funcionários > [nome] > Remover. O login dele deixa de funcionar imediatamente.
Histórico permanece
Marcações antigas e clientes que ele atendeu continuam visíveis para ti como owner. Histórico do cliente mantém-se completo.
Multi-business: trabalha em vários negócios
Se tens vários espaços diferentes (ex.: dois salões em cidades diferentes), o BookHero suporta múltiplos businesses na mesma conta. Como funciona para a equipa:
- Cada business é independente - tem o seu nome, slug, fiscalidade, equipa.
- Funcionário pode ser convidado para vários businesses, com email diferente em cada (ou mesmo email se preferires).
- Switch entre businesses no menu de conta - permite ao funcionário trabalhar nos dois sem fazer logout.
- Cada business tem o seu calendário, regras de comissão, horários.
Boas práticas com equipa nova
- Onboarding 1-a-1 de 30 minutos: mostra à pessoa exatamente como aceder, ver agenda, fazer checkout.
- Não dês acesso a tudo de uma vez: deixa-os habituar-se aos básicos durante 2 semanas.
- Mantém o WhatsApp Business do negócio centralizado contigo: comunicação com cliente passa por ti enquanto eles aprendem.
- Revê comissões com eles no fim do primeiro mês: confirma que entenderam como funciona, sem surpresas.
Erros típicos a evitar
- Convidar antes de configurar serviços: funcionário entra e vê dashboard vazia, frustrante.
- Não definir horário antes de público começar a marcar: clientes marcam horas em que ele não pode.
- Não comunicar regra de comissão antes de tornar-se efetiva: descoberta no recibo gera má vontade.
- Manter funcionário ativo após sair: porta de segurança aberta, cliente pode receber marcações de quem já não trabalha lá.
- Não centralizar quem responde a clientes pelo telefone: gera respostas inconsistentes.
Perguntas frequentes
Há limite de funcionários por business?
Depende do plano. Free e Starter são tipicamente para individuais ou equipas muito pequenas. Pro e Enterprise suportam equipas maiores. Em Definições > Plano vês exatamente os limites do teu plano atual.
O funcionário pode ver o que outros estão a ganhar?
Não. Cada funcionário vê apenas as suas próprias comissões. Tu, como owner, vês as de todos. Privacidade da equipa por desenho.
Posso ter funcionários freelancers vs assalariados na mesma equipa?
Sim. Cada um tem a sua regra de comissão (freelancer pode ter 70%, assalariado pode ter 0% comissão + salário fixo fora do BookHero). O sistema é flexível em termos de regras; a relação fiscal/laboral é convosco e o vosso contabilista.
Como gerir uma substituição temporária (baixa de doença)?
Configura folga prolongada para a pessoa ausente em Horário > Folgas. As marcações dela ficam invisíveis para clientes novos. Marcações já feitas precisam de ser geridas individualmente (redistribuir ou contactar).
O funcionário pode adicionar marcação manualmente?
Sim, pode adicionar marcações no seu próprio calendário (cliente que telefonou para marcar diretamente, walk-in que fica registado, etc.). Essas marcações entram normalmente no sistema, com cálculo de comissão automático.