Como definir o horário de funcionamento no BookHero: o guia completo de horários, folgas e exceções

O horário é a peça invisível que faz o resto da agenda funcionar. Quando bem configurado, o sistema impede automaticamente marcações em horas em que não tens disponibilidade - cliente nunca chega à frente da loja fechada por confusão. Quando mal configurado, recebes pedidos no meio do almoço, em dias de formação, em folgas. Cada erro é um cliente decepcionado e uma marcação que tens de cancelar manualmente.

A boa notícia: configurar bem leva 10 minutos no início e raramente precisa de manutenção. O sistema é simples - horário base que se repete sempre, mais exceções para casos específicos. Eis tudo o que precisas de saber.

Os dois conceitos: horário base vs exceção

A regra mental: se acontece todas as semanas, é horário base. Se é pontual ou ocasional, é exceção. Não tentes meter casos pontuais no horário base - vai gerar manutenção constante.

Configurar o horário base

Exemplo prático: setup típico de barbearia

Folgas e exceções (ausências pontuais)

Em Funcionários > Horários > Folgas, adicionas qualquer ausência pontual. Tipos comuns:

• Feriado nacional (1 dia inteiro): folga completa nesse dia.
• Formação ou conferência (manhã ou tarde apenas): folga parcial.
• Compromisso pessoal (consulta médica, evento familiar): folga das 14h às 16h, por exemplo.
• Férias longas (1-3 semanas): bloco contínuo, mais simples que adicionar dia a dia.
• Mudança de loja, formação interna, manutenção: dia ou tarde inteiro como folga.

Quando defines folga:

• Sistema bloqueia automaticamente esse intervalo para NOVAS marcações.
• Marcações já existentes nesse intervalo NÃO são canceladas - só recebes aviso para revisão.
• Tu decides se contactas clientes para remarcar (recomendado em folgas inesperadas).

Equipa: cada funcionário tem horário próprio

Se tens equipa, cada profissional tem o seu horário independente. Maria pode trabalhar terça a sábado 9h-18h; João pode trabalhar quarta a domingo 12h-22h. O sistema cruza tudo automaticamente:

• Página pública mostra todas as horas em que pelo menos um profissional capaz do serviço está disponível.
• Cliente que escolhe um profissional específico vê apenas as horas em que esse está disponível.
• Cliente que escolhe sem preferência vê toda a janela coletiva.
• Atribuição automática (random/round robin/menos carregado) só atribui a profissionais ativos no slot.

Horário base vs realidade da agenda

O horário base diz quando estás disponível para receber marcações. Não significa que cada slot vai ter cliente. Outros conceitos importantes:

Cliente vê DISPONIBILIDADE na página pública (horário menos ocupação menos folgas). Tu, no calendário interno, vês tudo - horas livres e ocupadas.

Mudar horário base: cuidado com marcações existentes

Mudar horário base afeta apenas marcações futuras a partir do momento da mudança. Marcações já feitas mantêm-se onde estavam, mesmo que caiam fora do novo horário.

1. 1

   Antes de mudar, vê marcações afetadas

   No calendário, identifica marcações que vão cair fora do novo horário. Anota essas para gestão posterior.

2. 2

   Faz a mudança

   Em Funcionários > Horários > Horário base, atualiza. Sistema confirma que aplica a slots futuros.

3. 3

   Recebe aviso de marcações conflituosas

   Se há marcações já feitas dentro de horas que agora estão fora do horário, BookHero alerta. Mas não cancela automaticamente.

4. 4

   Decide caso a caso

   Para cada marcação afetada, tu decides: manter (tu trabalhas excepcionalmente), remarcar (contacta cliente), ou cancelar (último recurso).

Erros típicos a evitar

• Definir horário irreal (ex.: 9h-22h sem pausa) - sistema aceita, vais ficar exausto.
• Esquecer pausa de almoço - clientes marcam à 13h e tu fazes-lhes pular almoço.
• Não atualizar para feriados nacionais - clientes marcam, tu cancelas, má experiência.
• Configurar horário no fuso errado - relevante se atendes clientes internacionais.
• Mudar horário base frequentemente - clientes habituais perdem-se.

Checklist anual de horário

Boa prática: revê o horário 2x por ano (início de janeiro e início de setembro). Adiciona feriados conhecidos, ajusta para sazonalidade.

• Janeiro: lista feriados nacionais do ano e adiciona como folgas. Inclui dia 1, Carnaval, Páscoa, 25 abril, 1 maio, 10 junho, 13 junho (Lisboa), 15 agosto, 5 outubro, 1 novembro, 1 dezembro, 8 dezembro, 25 dezembro.
• Janeiro: planeia férias de verão e adiciona como bloco de folga (mesmo que ainda incerto, reserva tempo).
• Setembro: revê se horário ainda faz sentido ou se devias ajustar (ex.: aumentar horas de pico).
• Antes de cada feriado próximo: confirma que está bloqueado.

Casos especiais

Perguntas frequentes