Como emitir faturas e recibos no BookHero: o guia completo dos documentos fiscais informativos

Emitir documentos fiscais é uma daquelas tarefas que muita gente adia por parecer complicada. Há recibos, faturas, faturas-recibo, dados de empresa, NIF do cliente, números de série, datas, sequências. Misturar isto é fonte garantida de chatices na contabilidade no fim do mês. A boa notícia é que, no BookHero, o fluxo está pensado para ser simples - configuras uma vez, depois é um clique no checkout.

Importante: o BookHero emite documentos informativos, não certificados pela AT. O que isto significa em prática e quando faz a diferença está abaixo, mas para a esmagadora maioria dos pequenos negócios de serviços, é exatamente o necessário para o dia a dia e para a contabilidade do cliente.

Recibo vs fatura informativa: quando usar cada

Em ambos os casos, o documento é gerado automaticamente em PDF, com numeração sequencial estável e dados do teu negócio. A diferença é que a fatura informativa inclui dados fiscais do cliente (NIF, morada, nome legal).

Configurar os teus dados fiscais (uma vez só)

Emitir documento no checkout

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   Finaliza marcação no checkout

   Em Calendário, clica na marcação concluída para abrir checkout. Total já preenchido com base nos serviços e produtos.

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   Escolhe tipo de documento

   Toggle Recibo simples (default, mais comum) ou Fatura informativa (se cliente pediu).

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   Se fatura, preenche dados do cliente

   NIF, morada do cliente. Se é cliente recorrente com dados guardados, são pré-preenchidos automaticamente. Se é cliente novo, ficam guardados na ficha para futuras faturas.

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   Confirma checkout

   PDF é gerado em segundos. Recebe número sequencial automático (ex.: FAT/2026/05/12).

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   Envia ao cliente

   3 opções: download para guardar, botão Enviar por email (vai automaticamente para o email do cliente), copiar link/PDF para WhatsApp.

Numeração: como funciona a sequência

Os documentos têm numeração sequencial automática, separada por tipo (série) e ano. Estrutura típica:

• FAT/2026/05/1: primeira fatura emitida em maio de 2026.
• FAT/2026/05/2: segunda fatura emitida em maio de 2026.
• FAT/2026/06/1: primeira fatura emitida em junho (sequência reinicia por mês? Ou continua? Depende da tua configuração).
• Cada série (FAT, COR, EC, SC) tem o seu contador independente.
• Numeração não tem buracos - cada documento aumenta a sequência em 1.

Snapshot: porque dados antigos não mudam

Princípio crítico do BookHero: cada documento emitido é um snapshot dos dados desse momento. Se tu mudas a morada da empresa hoje, faturas emitidas antes mantêm a morada antiga. Faturas emitidas a partir de hoje têm a nova.

Por que é importante:

• Cliente pode re-baixar fatura antiga e vai ser idêntica à original.
• Auditoria/contabilidade: fatura mantém-se íntegra, mesmo que a tua empresa tenha evoluído.
• Disputa rara: se cliente diz que tinha morada X e tu mudaste para Y, a fatura prova qual era na altura.
• Conformidade fiscal: documentos não podem ser alterados retroativamente.

Anulação e correção

Erro de número (cliente pediu fatura sem NIF mas dei com NIF errado)? O documento original NÃO se apaga (proteção fiscal). Em vez disso, emites um documento de correção:

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   Vai a Faturação > Documentos emitidos

   Encontra o documento errado pela data ou número.

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   Clica em Anular ou Corrigir

   Sistema cria um documento COR/2026/05/X que anula o original.

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   Emite novo documento correto

   Procede com novo recibo/fatura com os dados corretos. Numeração sequencial nova.

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   Comunica ao cliente

   Manda os 3 PDFs (original + correção + novo correto) explicando a substituição. Cliente arquiva os 3 para a contabilidade dele.

O que significa informativo (importante)

BookHero emite documentos informativos. Em mercados com requisitos fiscais formais avançados (como Portugal), isto significa: válidos para a contabilidade do cliente como comprovativo, mas não substituem software de faturação certificado pela AT (autoridade tributária portuguesa) acima do limiar legal.

Histórico de documentos

Em Faturação > Documentos emitidos vês a lista completa, ordenada por data, com filtros úteis:

• Por tipo: faturas, recibos, correções.
• Por data: este mês, mês anterior, intervalo personalizado.
• Por cliente: todos os documentos emitidos a um cliente específico.
• Por estado: emitidos, anulados.
• Exportação CSV: para enviar ao contabilista no fecho do mês.

Boas práticas no fim do mês

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   Último dia útil do mês

   Vai a Faturação > Documentos emitidos. Filtra pelo mês corrente.

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   Revisão de anomalias

   Há anulações? Há correções? Se sim, anota razões na contabilidade pessoal.

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   Exporta CSV

   Lista completa do mês exportada como CSV. Anexa ao email do contabilista.

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   Cruza com relatório de receita

   Em Relatórios > Receita > Mensal, valor total deve bater com soma das faturas emitidas. Se não bate, investigação.

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   Arquivos para 10 anos

   Os documentos ficam acessíveis no BookHero indefinidamente. Para backup adicional, podes descarregar todos via export.

Erros comuns a evitar

• Não preencher dados fiscais antes do primeiro checkout: faturas saem sem dados, são inválidas para cliente.
• Confundir nome legal com nome comercial: usar Maria's Hair Studio quando o NIF está em nome de Maria Silva Unipessoal Lda. - cria confusão.
• Tentar apagar fatura errada (não dá, e não devia dar): usar correção, não eliminação.
• Esquecer NIF do cliente em fatura informativa: documento gerado mas sem dado essencial. Fica chato pedir para emitir nova.
• Não exportar/arquivar mensalmente: deixar acumular dificulta auditoria mais tarde.

Casos especiais

Perguntas frequentes