O BookHero impede sobreposições por defeito: a mesma profissional não pode ter duas marcações ao mesmo tempo. Mas há cenários em que ainda assim acontece - mudaste o horário com marcações já lá dentro, marcaste manualmente fora da janela, dois profissionais usam o mesmo recurso físico. Este guia mostra como prevenir cada cenário e o protocolo correto se uma escapar.
Por que existem sobreposições mesmo com sistema
A intuição diz que software de marcações nunca permite duas no mesmo slot. Em parte é verdade - o BookHero rejeita marcações online conflitantes em milissegundos. Mas o sistema gere uma única dimensão (tempo do profissional). Quando há outras dimensões em jogo (uma sala única, um aparelho partilhado, um horário a mudar), o sistema precisa que tu o saibas.
As 4 fontes principais de sobreposição
| Fonte | Como acontece | Como prevenir |
|---|---|---|
| Mudança de horário com marcações ativas | Mudas o profissional para terminar às 18h, mas há marcação às 18:30 | Lê o aviso. Cancela essas marcações primeiro ou mantém o horário até depois delas |
| Marcação manual fora da janela | Marcas manualmente em horário onde o profissional já tem marcação | BookHero avisa - presta atenção ao alerta |
| Recurso físico partilhado | Duas profissionais marcadas em paralelo mas só há 1 sala/mesa/aparelho | Cria a sala/mesa/aparelho como profissional virtual |
| Tempos otimistas | Serviço marcado para 30 min costuma demorar 45 | Atualiza durações realistas. Sem optimismo. |
Recursos físicos partilhados (a fonte mais subestimada)
Tens 2 esteticistas mas só 1 aparelho de criolipólise. 2 fisioterapeutas mas só 1 sala de tratamento. 3 manicures mas só 2 mesas. O BookHero gere conflito de profissional, não de recurso. A solução prática: cria o recurso físico como profissional virtual.
Cria um membro de equipa fictício
Nome: Sala 1 (ou Aparelho criolipólise, ou Mesa principal). Email pode ser qualquer um (não precisa de ser real).
Configura o horário do recurso
Igual ao do estabelecimento. Se a sala está sempre disponível, abre a semana toda.
Atribui-lhe os serviços que requerem o recurso
Só serviços que precisam dessa sala / mesa / aparelho.
Quando alguém marca, sistema garante a sala disponível
Mesmo que duas profissionais sejam livres, se a sala já estiver ocupada o slot fica fechado.
Mudanças de horário: o cuidado que evita 80% dos casos
A causa mais comum de sobreposições reais é mexer no horário ou exceções com marcações já feitas. O BookHero avisa, mas é fácil clicar para passar à frente.
- Antes de mudar horário, abre o calendário do funcionário e procura marcações no intervalo afetado.
- Se vais reduzir disponibilidade, contacta primeiro os clientes afetados, depois cancela ou move.
- Bloqueio de exceção (folga, formação) deve sempre ser feito com antecedência - mínimo 7 dias antes para clientes terem tempo de reagendar.
Marcações manuais: como minimizar erro
Quando marcas manualmente (cliente liga, cliente entra na loja), BookHero verifica conflitos mas só te alerta - tu podes forçar contra. Resista à tentação de forçar.
Quando uma sobreposição acontece: protocolo
Cedo ou tarde, vai acontecer uma. O importante é o protocolo - faz a diferença entre cliente compreensivo e cliente perdido.
Contacta o cliente que marcou mais tarde, primeiro
Quem marcou primeiro tem direito ao slot. Quem marcou depois é quem move.
Liga (não mensagem) se for menos de 6h antes
Voz humana, voz a explicar. Mensagem permite mal-entendido e raiva.
Oferece alternativa imediata + extra de cortesia
Move 1h para depois grátis e sem custo do extra (se for cabeleireira: serum gratuito; se for barbearia: bebida).
Regista o sucedido na ficha do cliente
Para não voltares a falhar com este cliente. E para teres registo se houver reclamação.
No fim do dia, investiga a causa raiz
Foi mudança de horário? Foi marcação manual? Foi recurso partilhado? Sem investigação, repete-se.
Checklist de prevenção mensal
- Vê os relatórios de cancelamento e nota se houve sobreposições no mês passado.
- Verifica se as durações dos serviços ainda batem certo com a realidade.
- Confirma que recursos físicos partilhados estão configurados como profissionais virtuais.
- Teste prático: marca uma marcação fictícia em horário cheio, vê se o sistema bloqueia.
- Equipa: lembra-os de não forçar conflitos manuais.
Perguntas frequentes
BookHero permite intervalo entre marcações automaticamente?
BookHero respeita as durações que defines em cada serviço. Se queres 5 a 10 minutos de buffer entre marcações, inclui esse tempo na duração do serviço (corte: 30 min na cadeira + 5 min de transição = 35 min no catálogo).
Posso marcar duas pessoas no mesmo slot para a mesma profissional?
Não. BookHero bloqueia: 1 profissional, 1 marcação ao mesmo tempo. Para serviços em grupo (até 3-4 pessoas marcadas em conjunto), marca em nome do líder e regista os outros em notas privadas - ocupa um slot.
Como gerir 2 profissionais que partilham 1 cadeira / mesa / aparelho?
Cria a cadeira / mesa / aparelho como profissional virtual com horário próprio. Atribui-lhe os serviços que requerem esse recurso. Sistema só permite 1 marcação ao mesmo tempo nesse profissional virtual.
Cliente reclamou que marcou e a profissional não estava - o que fazer?
Investiga primeiro: foi sobreposição? Foi falta de comunicação interna? Pede desculpa, oferece compensação (próxima sessão grátis ou desconto significativo). Investiga causa raiz e corrige no sistema para não repetir.
Posso desfazer uma marcação que não devia ter sido criada?
Sim, no Calendar abres a marcação e cancelas. Se precisas de manter histórico (para registo), em vez de cancelar marca como Cancelada (com motivo nas notas).