Em Portugal há quatro tipos principais de documento que profissionais de serviços emitem: fatura, fatura-recibo, recibo, nota de crédito. Saber quando usar cada um evita problemas com a AT, dá confiança ao cliente, e poupa-te conversas com o contabilista. Este guia tira todas as dúvidas que vemos repetidamente em donos de negócios independentes.
Os 4 documentos: tabela de decisão
| Documento | Quando emitir | NIF necessário? |
|---|---|---|
| Recibo simples (REC) | Cliente final paga, não quer fatura com NIF | Não |
| Fatura-recibo (FAT-REC) | Serviço prestado e pago no momento, cliente quer NIF | Sim, normalmente |
| Fatura (FAT) | Serviço prestado, pagamento diferido ou pacote | Sim |
| Nota de crédito (NC) | Anular ou retificar documento já emitido | Mesmo do documento original |
Recibo: o documento mínimo
Recibo simples é o que entregas quando o cliente diz não quero fatura, é só comprovativo. Inclui:
- Identificação do prestador (nome, NIF teu, morada).
- Descrição do serviço prestado.
- Valor pago e método de pagamento.
- Data de emissão.
- Numeração sequencial.
Fatura-recibo: o caso comum em serviços
É a combinação de fatura (prova prestação) e recibo (prova pagamento). Em B2C com pagamento imediato, é o que emites quase sempre que o cliente quer comprovativo com NIF (para deduzir IRS, para comprovativos a empresa, para mútuas).
- Identificação completa do prestador (NIF, morada, regime fiscal).
- Identificação do cliente (nome + NIF + morada).
- Descrição clara do serviço (Consulta de fisioterapia, Corte e barba, etc.).
- Quantidade, preço unitário, total, IVA (se aplicável).
- Método de pagamento, data, numeração.
Fatura (sem recibo): casos de prestação
Mais raro em serviços B2C, mas comum em casos específicos:
- Cliente empresa que paga a 30 dias (avença mensal).
- Serviço prestado mas pagamento adiado (cliente paga semana seguinte).
- Pacotes ou avenças onde fatura mensal soma várias prestações.
- Após pagamento, podes emitir recibo separado (vincula a essa fatura).
Nota de crédito: anular ou retificar
Documento já emitido mas houve engano (preço errado, NIF errado, serviço cancelado pós-emissão)? Não podes editar - emites nota de crédito que anula o original.
Identifica o documento original
Fatura-recibo nº 2025/0123 emitida em 15/03.
Emite nota de crédito referenciando o original
BookHero gera NC ligada ao documento original automaticamente.
Se for anulação total: emite NC ao valor total negativo
Documento original fica anulado para efeitos contabilísticos.
Se for retificação: emite NC + nova fatura-recibo correta
Anulas o errado, emites o certo. Os dois ficam registados.
BookHero: documentos informativos vs certificados AT
Importante perceber a distinção:
| Aspeto | Documentos informativos (BookHero) | Software certificado AT |
|---|---|---|
| Numeração sequencial | Sim | Sim, com chave AT |
| Snapshot imutável | Sim | Sim |
| Validade fiscal plena | Cobre 95% dos casos práticos | Sempre |
| Comunicação automática à AT | Não | Sim (SAF-T mensal) |
| Limite de receita anual | Definido pela AT - verifica com contabilista | Sem limite |
| Custo | Incluído no plano | Software adicional |
Quando precisas mesmo de software certificado AT
A regra geral em Portugal: acima de certo limiar de receita anual, ou em determinados regimes contabilísticos, precisas de software certificado pela AT para emitir documentos com validade fiscal plena. As regras mudam (e dependem do regime - simplificado, organizado, etc.) - confirma com o teu contabilista.
Casos típicos por tipo de cliente
| Cliente | Documento típico | BookHero gere? |
|---|---|---|
| Particular sem interesse em NIF | Recibo (REC) | Sim |
| Particular que quer deduzir IRS | Fatura-recibo com NIF | Sim |
| Empresa que paga no momento | Fatura-recibo com NIF empresa | Sim |
| Empresa que paga a 30 dias | Fatura, depois recibo separado | Parcialmente (tendência: software fiscal externo) |
| Cliente para mútua / seguro | Fatura-recibo com NIF e descrição precisa | Sim |
| Cliente estrangeiro sem NIF PT | Recibo ou fatura-recibo sem NIF | Sim |
Erros comuns em emissão
- Emitir fatura sem NIF do cliente quando ele pediu - documento sem validade para dedução.
- Mudar nome do serviço depois de emitir - causa inconsistência no histórico.
- Não numerar sequencialmente - quebra obrigações fiscais.
- Emitir documento depois de cobrar (em vez de no momento) - cria desfasamento.
- Não referenciar nota de crédito ao documento original - contabilidade fica confusa.
Perguntas frequentes
Posso usar BookHero como software de faturação único?
Para quem está abaixo dos limites de receita que a AT define para certificação obrigatória, sim. Para quem ultrapassa esses limites, BookHero serve de operacional (organização, comprovativos para clientes) e integra-se com software fiscal certificado para emissão final.
Que prefixos de documento BookHero usa?
FAT (fatura/fatura-recibo), COR (correção/nota de crédito), EC (entrada de caixa), SC (saída de caixa). Configuráveis em Definições - escolhes os teus para alinhar com o teu contabilista.
Posso emitir documento sem NIF do cliente?
Sim - emite recibo simples (REC) ou fatura-recibo sem NIF (vai como Consumidor final). Há limites anuais de receita sem identificação que a AT define - confirma com contabilista.
E se errar o documento - posso editar?
Não. Documentos são imutáveis após emissão (snapshot). Para corrigir, emite nota de crédito (anula o original) e novo documento correto. Esta é a regra fiscal correta - não é limitação do software.
Cliente pediu duplicado de fatura antiga - posso reenviar?
Sim. Vai a Transações, abre o documento, descarrega o PDF e envia. Documento original mantém-se inalterado (snapshot).