Migrar para um sistema novo é uma das partes mais sensíveis de qualquer mudança de software. A ideia de digitar 200, 500, 1000 clientes manualmente é razão suficiente para muita gente nem começar. A boa notícia: o BookHero importa em CSV, e em 95% dos casos o processo demora menos de 30 minutos do princípio ao fim, mesmo com listas grandes.
Este guia é o passo-a-passo completo - formato exato, preparação, importação, verificação. Se seguires todos os passos, sais com a lista importada e sem dores de cabeça.
Onde está a tua lista atualmente
| Origem | Como exportar |
|---|---|
| Excel ou Google Sheets | Já está em formato compatível, basta organizar colunas |
| Booksy | Definições > Dados/Exportações > Exportar clientes (CSV) |
| Treatwell | Definições > Lista de clientes > Exportar |
| Outros sistemas SaaS | Tipicamente em Definições/Configurações > Exportar dados |
| Contactos do telefone | Exportar contactos via Google ou iCloud > Exportar CSV |
| Livro de papel | Digitar manualmente, ou usar Google Lens para OCR |
Se vens de outra plataforma de booking que não está na lista, contacta-nos - help@bookhero.app. Em geral conseguimos ajudar a transformar qualquer formato em CSV compatível.
O formato CSV exato que o BookHero aceita
Exemplo de ficheiro pronto a importar:
Passo 1: Preparar o ficheiro (10-15 minutos)
Abre Excel ou Google Sheets
Cria nova folha. Linha 1: nome, telefone, email, notas. Linha 2 em diante: cada cliente.
Limpa dados básicos
Confere que telefone está em formato consistente (todos com +351 ou todos sem). Emails sem espaços antes/depois. Nomes sem ALL CAPS desnecessário.
Adiciona notas úteis
Esta é a oportunidade de adicionar contexto sobre o cliente (cor preferida, alergias, frequência habitual). Não exageres - 1-3 linhas por cliente é suficiente.
Verifica duplicados
Filtra por telefone duplicado e decide qual versão manter. Idealmente resolve antes de importar - mais limpo.
Guarda como CSV UTF-8
No Excel: Guardar como > CSV UTF-8 (separado por vírgulas). No Google Sheets: Ficheiro > Descarregar > Valores separados por vírgulas (CSV).
Passo 2: Importar no BookHero (5 minutos)
Vai a Clientes no menu lateral
Em qualquer ecrã do dashboard, clica em Clientes. Vais para a lista atual de clientes.
Clica em Importar CSV
Botão visível no topo da página. Se ainda não tens clientes, é o botão principal; se já tens, está mais discreto.
Escolhe o ficheiro
Diálogo de upload. Escolhe o CSV que preparaste no passo 1.
Pré-visualização das primeiras 5 linhas
BookHero mostra-te como vai interpretar as colunas. Confirma que: nome→Nome, telefone→Telefone, etc. Se tiveres mapeamento errado, ajusta no diálogo.
Confirma a importação
Clica em Importar. Para 200 clientes, demora 5-10 segundos. Para 5000, pode demorar 30-60 segundos.
Como o BookHero gere duplicados
Duplicados acontecem - mesmo cliente registado duas vezes (mudou número, novo email, etc.). O BookHero deteta automaticamente baseado em telefone primário. Se o ficheiro CSV tem 2 entradas com o mesmo telefone, ele assinala-as antes da importação para tu decidires.
- Duplicado dentro do CSV (2 linhas com mesmo telefone): assinalado antes de importar, escolhes qual manter.
- Duplicado entre CSV e clientes existentes (importas alguém que já está): podes optar por atualizar dados existentes ou ignorar.
- Sem telefone: o BookHero não consegue detetar duplicado, importa como cliente novo. Se não tens telefones, recomendamos verificar manualmente após.
- Telefones em formato diferente (912345678 vs +351912345678): o BookHero normaliza antes de comparar - são detetados como duplicados.
Passo 3: Verificar a importação (5 minutos)
Não saltes esta parte. Mesmo que o sistema diga que importou tudo, é importante confirmar visualmente:
- Conta total: o número de clientes na lista deve coincidir com as linhas do CSV.
- Abre 5-10 fichas aleatórias: dados completos? acentos certos? notas legíveis?
- Procura um cliente específico: usa a barra de pesquisa, confirma que aparece.
- Se há discrepância, podes apagar todos os recém-importados e tentar de novo (botão Apagar selecionados na lista).
Erros típicos a evitar
- Codificação errada: caracteres acentuados ficam estranhos. Solução: guardar sempre em UTF-8.
- Separador errado: usar ; em vez de , (típico em locales europeus). Solução: substituir tudo por vírgula antes de guardar.
- Telefones em formatos diferentes: alguns com +351, outros sem. Solução: normaliza tudo num formato antes do import.
- Importar sem verificar duplicados primeiro: gera duplicados que tens de fundir manualmente depois. Solução: filtrar duplicados no Excel antes.
- Importar tudo de uma vez se a lista é gigante (>5000): se houver erro, é difícil identificar. Solução: partir em pedaços de 1000-2000.
O que fazer depois da importação
Importar é só o primeiro passo. Para tirar valor real da lista importada:
Adiciona origem aos clientes existentes
Em cada ficha, adiciona nota privada com origem real (Booksy, Excel pessoal, etc.). Útil para distinguir clientes históricos de novos quando começares a registar origem dos novos.
Identifica os teus top 20%
Em Clientes, ordena por gasto acumulado (se importaste com histórico) ou por número de visitas. Os top são os teus VIP - candidatos a reconhecimento especial.
Anuncia a mudança aos clientes ativos
Manda mensagem aos clientes que voltam regularmente: passámos para BookHero, marca aqui [link]. Reduz fricção da migração para eles.
Lista de inativos para reativar
Se a tua lista tem clientes que não vês há tempos, identifica os top com >90 dias inativo - candidatos imediatos a campanha de reativação.
Limites e capacidade
- Sem limite duro no número de clientes - importámos listas com 10.000+ sem problema.
- Para listas >5000, recomendamos partir em ficheiros menores (1000-2000) para verificação mais fácil.
- O processo é instantâneo até 1000 clientes; >5000 pode levar 1-2 minutos.
- Notas têm limite de 500 caracteres por cliente - se tens texto mais longo, divide ou abrevia.
- Email único é obrigatório para clientes que terão login (se aplicável). Telefone único recomendado.
Migração apoiada (gratuita)
Se ficar bloqueado em qualquer passo, ou se a lista tem complexidade especial (vários campos personalizados, formato estranho), contacta-nos por help@bookhero.app. A equipa de produto faz a importação por ti, sem custo. Tipicamente leva 24-48h.
Perguntas frequentes
Posso importar histórico de marcações também?
Por agora, o import por CSV cobre apenas dados básicos do cliente (nome, telefone, email, notas). Histórico de marcações antigas não é importável - cliente fica com histórico que começa do zero, o que é normal e suficiente para 99% dos casos.
Posso importar mais que uma vez?
Sim. Cada vez que importas, o sistema deteta duplicados existentes. Útil se souberes de mais clientes depois da primeira importação, ou se quiseres adicionar listas de origens diferentes.
Os clientes recebem notificação ao serem importados?
Não. Importar regista no sistema interno; clientes não recebem nada. Tens controlo total sobre se e quando comunicas a mudança.
Posso adicionar campos customizados (ex.: aniversário)?
Por agora, os campos do CSV são fixos (nome, telefone, email, notas). Aniversário e outros dados podes incluir nas notas em formato livre. Suporte a campos customizados está no roadmap.
E se o cliente não tem telefone?
Sem problema, telefone é recomendado mas não obrigatório. Se não tens telefone, o BookHero não consegue detetar duplicados automaticamente - faz verificação manual após importar.