Mudar uma marcação para outra hora ou cancelá-la são das acções mais frequentes na vida real de um negócio: o cliente liga a remarcar, surge um imprevisto, o funcionário fica doente. O BookHero trata estes dois caminhos de forma deliberada: força-te a confirmar e a escolher se queres avisar o cliente, em vez de mexer silenciosamente no calendário. É um pouco mais de cliques no momento, mas evita aquele clássico do cliente que aparece à porta porque ninguém lhe disse que tinha sido remarcado.
Este guia cobre os dois fluxos a partir da mesma porta de entrada (clicar na marcação no calendário) e explica em detalhe o que muda na base de dados, no calendário e na caixa de entrada do cliente.
Onde tudo começa: o painel detalhado
Tanto reagendar como cancelar partem do mesmo sítio: clica numa marcação no calendário para abrir o painel detalhado à direita. É aqui que vês cliente, serviços, datas, total a pagar e o cabeçalho com o estado actual (confirmado, cancelado ou passado).
- Botão secundário 'Agendar novamente': abre o painel de criação pré-preenchido para reagendar.
- Botão primário 'Ir para checkout': leva ao carrinho com os serviços (não é cancelar, é cobrar).
- Link 'Cancelar agendamento' (em baixo, com X): abre o diálogo de confirmação com escolha de canal de notificação.
Reagendar: passo a passo
Abre a marcação no calendário
Clica na marcação para abrir o painel detalhado. O fluxo de reagendar só está disponível em marcações futuras confirmadas, e também em marcações canceladas (caso queiras recuperá-las numa nova data).
Carrega em 'Agendar novamente'
Abre uma cópia do painel 'Criar marcação' já pré-preenchida: mesmo cliente, mesmos serviços, mesmo funcionário, mesma duração. Só o que falta é decidires nova data e hora.
Escolhe nova data e nova hora
Os outros campos podem ficar como estão. Se quiseres aproveitar para mudar o funcionário, alterar a duração ou ajustar o preço, fá-lo aqui antes de confirmar.
Observa avisos de conflito
A aba 'Info' mostra avisos (fora de horário, funcionário sem aquele serviço, sobreposição com bloqueio) e erros bloqueantes (dupla marcação no mesmo slot). É o mesmo motor que usas a criar manualmente.
Confirma a nova marcação
Botão verde no fundo. Cria a nova marcação no calendário e, se o cliente tiver email, é enviado o email de confirmação habitual.
Cancela a marcação original (com notificação)
Volta à marcação antiga no calendário e cancela-a, escolhendo WhatsApp ou email. Assim o cliente fica a saber que a primeira foi anulada e que a nova é a que conta. Sem este passo, ficas com duas marcações no sistema.
Cancelar: o que o BookHero te pergunta
O link 'Cancelar agendamento' não cancela à primeira: abre um diálogo de confirmação onde escolhes se queres notificar o cliente e por que canal. É aqui que o sistema toma decisões importantes em função do plano e dos dados do cliente.
Clica em 'Cancelar agendamento'
Link com ícone de X no fundo do painel detalhado. Só aparece em marcações futuras confirmadas (não em canceladas, nem em passadas).
Escolhe canal de notificação
Três opções: WhatsApp (ícone verde), Email (ícone de envelope) ou 'Não notificar' (ícone de sino riscado). O sistema sugere o canal mais forte que o teu plano e o cliente permitem.
Lê o aviso de canal bloqueado, se aparecer
Se a opção WhatsApp aparecer cinzenta com 'Pro', o teu plano actual não a inclui. Se 'Email' aparecer cinzento, o cliente não tem email guardado. O sistema explica sempre porquê.
Confirma com o botão vermelho
Botão 'Cancelar marcação' (vermelho) no fundo do diálogo. Enquanto envia, vês um spinner; cancelar a meio não desfaz a operação no servidor.
Lê o estado de entrega
Se algo correr mal no envio (WhatsApp sem token configurado, template não aprovado, email rejeitado), aparece um banner laranja no painel a indicar a razão exacta. A marcação fica cancelada na mesma; só a notificação é que falhou.
WhatsApp ou email: qual escolher
Os dois canais entregam a mesma informação (negócio, data, hora, serviços), mas têm garantias e custos diferentes. WhatsApp tem taxa de abertura praticamente total, mas só está disponível em planos pagos e precisa do telefone do cliente em formato internacional. Email funciona em todos os planos mas costuma ter abertura mais baixa, sobretudo se o cliente não te tem nos contactos.
| Planos com acesso | Pro e Enterprise | Todos (Free, Starter, Pro, Enterprise) |
|---|---|---|
| Requisito no cliente | Telefone em +351... | Email guardado na ficha |
| Taxa de leitura típica | Quase 100% no próprio dia | Variável (30-60%) |
| Velocidade de entrega | Segundos | Segundos a minutos |
| Custo para ti | Incluído no plano Pro+ | Incluído em todos os planos |
| Fallback se falha | Banner explicativo no painel | Banner explicativo no painel |
Porque é que a opção WhatsApp pode estar bloqueada
Quando o canal aparece a cinzento ou trancado, o sistema indica sempre a razão. Estes são os motivos possíveis, por ordem de frequência:
- Plano não inclui WhatsApp: estás em Free ou Starter. Faz upgrade para Pro para activar. O canal Email continua disponível.
- Cliente sem telefone: a ficha do cliente não tem número guardado, ou não está em formato internacional. Edita a ficha em Clientes e adiciona o número.
- Cliente sem email: bloqueia o canal Email (não o WhatsApp). Sintoma simétrico ao anterior.
- WhatsApp não configurado no servidor: caso raro, próprio do ambiente da tua instalação. Aparece como 'envio falhou' no banner pós-cancel. Vê com o suporte do BookHero.
O que acontece depois de cancelar
- A marcação muda para status 'Cancelado'. O cabeçalho do painel detalhado fica vermelho e aparece um banner a confirmar.
- No calendário, a marcação fica visível com 'Cancelado' no eyebrow (lista) ou sombreada (vista Dia/Semana), até a removeres da vista.
- A notificação ao cliente é enviada (ou registada como ignorada/falhada, conforme o estado).
- Os relatórios de receita não contam esta marcação como faturada, mas mantêm registo histórico para a métrica de taxa de cancelamento.
- Se a marcação tinha sido paga, o pagamento NÃO é revertido automaticamente. Cancelar e reembolsar são fluxos separados (ver mais abaixo).
Cancelar uma marcação que já foi paga
Cancelar uma marcação paga é tecnicamente possível, mas convém saber o que NÃO acontece: o BookHero não devolve o dinheiro automaticamente. O status 'pago' fica no registo histórico, e o reembolso (se for caso disso) é tratado fora do calendário, dependendo do método de pagamento usado.
Casos em que não consegues cancelar
O link 'Cancelar agendamento' só está visível em determinadas condições. Quando não aparece, há uma razão concreta:
- Marcação já cancelada: o link desaparece e aparece 'Agendar novamente' em destaque (caso a queiras recuperar numa nova data).
- Marcação passada: o link não está disponível. Marcações passadas só podem ser marcadas como 'no show' ou 'completed' através do checkout/fluxo de fecho.
- Função básica (basic): contas com role 'basic' veem o painel detalhado mas não vêem botões de cancelar ou reagendar. Falar com o proprietário ou um gerente.
Perguntas frequentes
Posso arrastar uma marcação no calendário para outra hora?
Não. O BookHero não suporta drag & drop no calendário. Para mudar uma marcação de hora, abre-a, carrega em 'Agendar novamente' com a nova data/hora e depois cancela a original (com notificação). É uma decisão deliberada: força-te a passar pelo fluxo de notificação em vez de mexer silenciosamente.
Quando 'Agendar novamente' cria a nova marcação, cancela a antiga sozinha?
Não. A nova é criada à parte e a original mantém-se até a cancelares manualmente. Fá-lo logo a seguir, escolhendo um canal de notificação, para o cliente não receber duas confirmações contraditórias.
A opção WhatsApp aparece-me 'Pro' a cinzento. Como destranco?
O teu plano actual é Free ou Starter, que só permite cancelamentos por email. Faz upgrade para Pro nas Definições · Plano para activar WhatsApp em confirmações de pagamento, reembolsos, lembretes e cancelamentos.
Cancelei e apareceu um banner laranja 'envio ignorado: sem telefone'. O que faço?
A marcação foi cancelada com sucesso, mas a mensagem não saiu porque o cliente não tem telefone na ficha. Para os próximos casos, abre a ficha do cliente em Clientes, adiciona o telefone em formato internacional (+351...), e a opção WhatsApp passa a estar disponível. Para esta marcação, considera ligar ao cliente manualmente.
Posso cancelar uma marcação que já está paga?
Sim, mas o cancelamento e o reembolso são fluxos diferentes. Cancelar marca a marcação como 'Cancelado' e dispara a notificação; o reembolso em si tens de o fazer fora do BookHero (dinheiro, terminal de cartão), conforme o método de pagamento original. O badge 'Pago' fica no histórico para auditoria.
Onde vejo as marcações canceladas depois?
Continuam visíveis no calendário com o eyebrow 'Cancelado' (sombreadas), e no separador Lista do calendário podes filtrá-las. Os relatórios mantêm-nas para o cálculo de taxa de cancelamento mas excluem-nas da receita.
Boas práticas para o dia-a-dia
- Reagendar e cancelar em sequência: cria primeiro a nova marcação, depois cancela a original com notificação. Evita duplicados no calendário.
- Em planos Pro, escolhe WhatsApp sempre que o cliente tiver telefone guardado. Email só quando WhatsApp não estiver disponível.
- Lê sempre o banner pós-cancelamento. Se aparecer 'ignorado' ou 'falhou', segue a razão indicada antes de assumir que o cliente foi avisado.
- Mantém os clientes com telefone e email completos na ficha. Em Clientes, ordena por 'sem contacto' para preencher os que faltam.
- Se cancelas porque não tens horário, considera bloquear a janela em causa (com Bloquear tempo no calendário) para evitar que o cliente reserve outra vez no slot impossível.
A seguir no centro de ajuda
- Como criar uma marcação manual no calendário: o fluxo inverso, para quando precisas de criar do zero em vez de remarcar.
- Como bloquear tempo no calendário: útil quando a razão para cancelar é falta de horário (almoço alargado, formação, folga pontual).
- Gerir clientes no BookHero: comportamento do cliente, faltas e cancelamentos repetidos ficam visíveis na ficha individual.