Quando começas a cobrar clientes no BookHero, o sistema gera um recibo com os dados do teu negócio em cima e os do cliente em baixo. Para esse recibo sair correcto, o BookHero precisa de saber quem és tu fiscalmente: nome legal, NIF, morada, taxa de IVA aplicada por defeito, e os prefixos que vão numerar os documentos. Este guia mostra-te onde preencher cada coisa, o que cada campo afecta, e os limites de um recibo informativo em Portugal.
Boa notícia: precisas de mexer aqui uma vez, e depois esquecer. Os dados ficam guardados no negócio e aplicam-se automaticamente a cada checkout, a cada recibo enviado por email e a cada CSV exportado. A má notícia: se preencheres mal, todos os documentos que sairem antes da correcção vão com a informação errada. Vale a pena fazê-lo com calma agora.
Onde estão os dados fiscais
Vai a Dashboard, Definições, e procura o cartão 'Dados fiscais'. É um formulário único com todos os campos: identificação da empresa, prefixos de numeração, morada, dados bancários e taxa de IVA. Só o proprietário (owner) ou um gestor com permissão de 'gerir definições do negócio' consegue abrir e guardar.
Passo a passo: preencher tudo de uma vez
Abre Definições, cartão 'Dados fiscais'
Menu lateral, secção Definições. Se não vês o cartão, é porque a tua conta não tem permissão de gerir definições do negócio. Fala com o proprietário.
Preenche o nome legal e o NIF
Os dois campos no topo, ambos marcados como obrigatórios. Usa exactamente o nome que está no cartão de empresa ou no recibo verde (se és trabalhador independente). NIF de 9 dígitos, sem espaços nem pontos.
Define os prefixos (ou aceita os defaults)
Se vens de outro software, copia os mesmos prefixos para manter continuidade. Se estás a começar, deixa os defaults: FAT, COR, EC, SC. Alguns negócios preferem FAT2026 ou FAT26 para encaixar o ano no prefixo. Máximo 8 caracteres, só letras maiúsculas e números.
Preenche a morada fiscal
Endereço completo, cidade, distrito (ou região), código postal e país. Em Portugal usa o formato de código postal '0000-000'. Estes campos não são obrigatórios para guardar, mas devem ir todos no recibo final.
Adiciona o IBAN e o banco (opcional)
Nome do banco (ex: 'Millennium BCP') e o IBAN completo (PT50 0010 0000 1234 5678 9012 3). Útil se queres incluir referência para transferência bancária no recibo. Pode ficar vazio se cobras só em numerário ou cartão.
Ajusta a taxa de IVA e guarda
Por defeito 23%. Muda só se estás isento ou nas regiões autónomas. Carrega em 'Guardar'. O cartão mostra 'Tens alterações por guardar' enquanto não confirmas, e 'Guardado' depois de gravar com sucesso.
O que aparece no recibo
Para perceberes onde cada campo vai parar, vê este checkout-tipo com o NIF do cliente preenchido. O bloco em cima do recibo (não visível na imagem do carrinho) leva o nome legal, NIF, morada e contactos do teu negócio que acabaste de configurar.
- Topo do recibo: nome legal, NIF, morada completa, código postal, cidade, país.
- Linhas do recibo: cada serviço ou produto com IVA aplicado (à taxa configurada).
- Rodapé: número sequencial do documento com o prefixo escolhido (ex: FAT2026/0001), data, método de pagamento.
- Se preencheste banco e IBAN: aparecem em pequeno no rodapé para o caso de o cliente querer fazer transferência.
- NIF do cliente: aparece junto aos dados do cliente, e só se o tiveres preenchido no checkout.
Recibo BookHero vs fatura certificada: o que cada um faz
| Recibo BookHero | Fatura certificada AT | |
|---|---|---|
| Numeração sequencial sem saltos | Sim, com prefixo configurável. | Sim, por série, certificada. |
| Dados completos do emitente e cliente | Sim (legal_name, NIF, morada, IVA). | Sim, obrigatório. |
| IVA discriminado por linha | Sim, à taxa configurada (default 23%). | Sim, por taxa e isenção. |
| Reconhecido fiscalmente pela AT | Não. Documento informativo. | Sim. Substitui a obrigação. |
| Comunicação automática à AT (SAF-T) | Não. | Sim, e-Fatura e SAF-T mensal. |
| Assinatura digital qualificada | Não. | Sim, exigida por lei. |
| Útil para o cliente? | Sim. Comprovativo do que pagou. | Sim. Comprovativo legal. |
| Útil para a tua contabilidade? | Como registo interno, sim. | Imprescindível para a AT. |
Na prática, muitos negócios usam o BookHero como sistema operacional do dia-a-dia (calendário, clientes, checkout, recibo entregue na hora) e em paralelo emitem mensalmente as facturas certificadas no software de facturação para entregar à contabilidade. Os relatórios e exportações do BookHero ajudam a conferir os totais entre os dois sistemas.
Prefixos: como escolher e quando mudar
Os prefixos são curtos (máximo 8 caracteres, só letras maiúsculas e números) e antecedem o número do documento. Aparecem em todos os documentos emitidos a partir desse momento e na exportação CSV de transacções. Mudar o prefixo a meio do ano não apaga histórico, mas cria uma quebra visível na numeração que vai sair em qualquer relatório.
- Defaults do BookHero: FAT (faturas), COR (notas de correcção), EC (entrada de caixa), SC (saída de caixa).
- Variantes comuns com ano: FAT2026 (cinco caracteres), COR2026, EC2026, SC2026. Útil se mudas de prefixo todos os anos para reiniciar a sequência mentalmente.
- Variantes curtas: F, C, E, S. Aceites pelo BookHero, mas tornam o documento menos legível ('F/0001' diz menos que 'FAT/0001').
- Se vens de outro software, alinha os prefixos para manter rasto contínuo entre os dois sistemas.
Quando precisas de actualizar os dados fiscais
Os dados fiscais não são estáticos para sempre. Estes são os momentos mais comuns para voltar ao cartão de Dados fiscais e actualizar:
- Mudaste de sede da empresa: actualiza imediatamente a morada, cidade, distrito e código postal. Os recibos a sair depois dessa alteração já vão com a morada nova.
- Mudaste de banco ou abriste outra conta para o negócio: actualiza nome do banco e IBAN.
- Mudaste de regime de IVA (saíste ou entraste no art. 53.º): actualiza a taxa de IVA. Lembra-te de também actualizar no software de facturação certificado.
- Estás a entrar num novo ano fiscal: muitos negócios mudam aqui o prefixo de FAT2025 para FAT2026 (a numeração sequencial reinicia em 0001).
- Mudaste o nome legal da empresa (transformação societária, alteração de denominação): actualiza o nome legal. Recibos anteriores ficam com o nome antigo no histórico.
Onde estes dados aparecem para lá do recibo
Não é só no recibo do cliente que estes campos aparecem. Vários outros sítios do BookHero usam o nome legal e o NIF do negócio para identificar quem está a emitir o documento ou a exportar os dados.
- Recibos enviados por email ao cliente após checkout: topo do PDF leva o nome legal, NIF e morada.
- Relatórios do BookHero: o nome legal aparece no cabeçalho das exportações em PDF.
- Exportações CSV: cada linha de transacção inclui o NIF do negócio para identificar o emitente quando entregas o ficheiro à contabilidade.
- Conta corrente do negócio (em breve): usa o nome legal para os relatórios de receita acumulada.
Perguntas frequentes
Posso emitir factura ou recibo electrónico oficial reconhecido pela AT a partir do BookHero?
Não. O BookHero emite recibos informativos, não documentos certificados. Em Portugal, qualquer empresa com facturação acima dos limites legais (ou que escolha emitir facturas) tem de usar software certificado pela AT (Autoridade Tributária). Software certificado conhecido em Portugal: Moloni, InvoiceXpress, Vendus, Toconline, PHC. O BookHero serve como sistema operacional do dia-a-dia e como recibo entregue na hora ao cliente; o software certificado trata da emissão oficial e da comunicação à AT.
O NIF do cliente é obrigatório? E o NIF do meu negócio?
O NIF do negócio (o teu) é obrigatório para guardar os dados fiscais: sem ele o BookHero não deixa avançar. O NIF do cliente é opcional no checkout: se o cliente quiser que apareça no recibo (para deduzir despesa), preenches; se for um cliente particular sem precisar, deixas vazio. Quando preenchido, fica guardado na ficha do cliente para os próximos recibos.
Posso ter taxas de IVA diferentes para serviços e produtos?
Por agora, não. A taxa de IVA configurada nos Dados fiscais aplica-se por defeito a todas as linhas (serviços, produtos, addons, gorjeta isenta). A função de taxas por serviço/produto está na roadmap (ver hint do campo: 'Em breve, ajustável por serviço/produto'). Se precisas mesmo de taxas diferentes hoje, controla isso no software certificado que usas em paralelo para a facturação oficial.
Mudei o prefixo de FAT para FAT2026 a meio do ano. O que acontece aos recibos antigos?
Os recibos antigos mantêm o prefixo com que foram emitidos (FAT/0001, FAT/0002, etc.). Os novos passam a usar o prefixo actual (FAT2026/0001, FAT2026/0002). A numeração sequencial reinicia em 0001 quando mudas o prefixo. No histórico vais ter dois 'FAT/0001' visualmente distintos (um com o prefixo antigo, outro com o novo) sem perda de dados. Para evitar confusão, muda os prefixos só em viragem de ano.
Estou no regime de isenção do art. 53.º. Que taxa de IVA coloco?
Coloca 0% e considera incluir uma nota no rodapé do recibo (ou no email que acompanha) a indicar 'IVA: regime especial de isenção, art. 53.º do CIVA'. O BookHero hoje não tem campo dedicado para essa menção legal; a forma prática é manter o NIF visível e a taxa a 0%. Se a tua contabilidade for rigorosa, valida com o teu contabilista a forma exacta de identificar o regime nos documentos.
Posso ter dados fiscais diferentes por negócio (workspace)?
Sim. Os dados fiscais ficam guardados no negócio (workspace), não no utilizador. Se tens dois negócios independentes geridos a partir da mesma conta BookHero (cada um com a sua própria sub-conta), cada um tem o seu próprio nome legal, NIF, morada e prefixos. Muda entre negócios pelo selector de workspace para configurar cada um individualmente.