A página pública é o motor de captação do BookHero: é o link que partilhas no Instagram, no Google Business, no QR code da montra. Cliente abre, escolhe serviço, escolhe hora, deixa nome e telefone, recebe email de confirmação. Tu, do outro lado, vês a marcação aparecer no calendário sem mexer um dedo.
Este guia mostra os bastidores: o que se passa entre o clique do cliente e a marcação confirmada do teu lado, que notificações disparam, o que fazer quando recebes a primeira marcação online, e onde estão as diferenças subtis entre uma marcação criada por ti à mão e uma vinda da página pública.
O fluxo do cliente: 5 passos do clique à confirmação
Quando o cliente abre o teu link, vê um storefront com a tua cor de marca, logo e a lista de serviços agrupados como definiste. Daí até confirmar a marcação são 5 passos curtos:
Escolher serviço (ou serviços)
O cliente carrega num serviço. Pode adicionar mais que um na mesma marcação (corte + barba na mesma sessão). O total da duração e do preço soma-se em tempo real.
Escolher funcionário (ou 'Sem preferência')
Lista de funcionários elegíveis para esse serviço (a matriz Funcionários · Serviços decide quem aparece). 'Sem preferência' faz auto-assign do nosso lado: random, round-robin ou dia menos carregado, conforme escolhido em Definições.
Escolher data e hora
Strip de slots livres no calendário, dentro de 60 dias para a frente. O cliente só vê slots que respeitam horário do negócio, horário do funcionário, bloqueios, folgas, conflitos e a janela mínima de antecedência (booking_min_hours).
Deixar dados
Nome, telefone em formato internacional (+351...) e email obrigatórios. Nota livre opcional. O telefone é a chave que identifica o cliente na tua base.
Confirmar
Botão final. A marcação fica confirmada no acto (não há fluxo de aprovação) e dispara três efeitos: email ao cliente, notificações ao dono, e aparece no teu calendário em tempo real.
O que recebes quando alguém marca online
Do teu lado, a marcação não fica escondida nem precisa de aprovação. Três coisas acontecem em paralelo, no momento em que o cliente carrega em 'Confirmar':
Como aparece a marcação no calendário
A marcação que entra pela página pública é em tudo igual a uma que crias à mão - mesmo status ('Confirmada'), mesma cor (a do funcionário), mesmas opções de edição. Não há etiqueta especial a marcá-la como 'online'. Quando abres o painel detalhado, vês exactamente o mesmo que verias num booking manual.
Quando carregas na marcação, abre o painel detalhado à direita. Está tudo lá: dados do cliente, lista de serviços, total, nota que o cliente deixou. A partir daqui, as acções são as mesmas - reagendar, cancelar, ir directo ao checkout.
Quando recebes a primeira marcação online: o que fazer
Os primeiros dias depois de publicares a página pública costumam ser ruidosos. Não precisas fazer nada especial - a marcação está confirmada e o cliente já recebeu confirmação. Mas vale a pena seguir esta checklist para evitar fricções:
Confirma que o email chegou
Procura o email 'Marcação criada' na tua caixa. Se não chegou, vai a Definições · Notificações e confirma que 'Confirmação de marcação interna por email' está ligado. Os emails podem demorar até 1 minuto a chegar.
Abre o calendário e verifica o slot
Confirma que a marcação está no funcionário certo, na hora certa, com a duração esperada. Se o cliente escolheu 'Sem preferência', o sistema atribuiu por ti.
Lê a nota do cliente
Se o cliente deixou nota (alergia, preferência, primeira visita), está na aba 'Notas' do painel. Vale a pena ler antes de o cliente chegar para evitar surpresas.
Verifica o ficheiro de cliente
Vai a Clientes e procura pelo telefone. Se é cliente novo, o BookHero criou o ficheiro automaticamente. Se já existia (telefone bate), reusou o registo e somou ao histórico.
Decide se contactas o cliente
Marcações pela página pública não precisam de confirmação extra (o email já confirma). Mas se for cliente novo, um WhatsApp curto a dizer 'recebemos a tua marcação' funciona muito bem como ponto inicial de relação.
Se for inadequada, cancela com notificação
Cliente marcou um serviço que não fazes para ele? Hora que não consegues honrar? Carrega na marcação, 'Cancelar agendamento', e o BookHero envia email automático ao cliente a explicar.
Marcação pública vs marcação manual: as diferenças
Funcional e tecnicamente, são a mesma entidade (mesma tabela, mesmo status, mesmo painel). Mas há diferenças subtis no fluxo de criação e no que cada lado tem permissão de fazer:
| Página pública (cliente) | Manual (tu, no calendário) | |
|---|---|---|
| Quem cria | O cliente, sozinho, no link público. | Tu (ou gerente/funcionário com permissão). |
| Janela permitida | Respeita booking_min_hours (antecedência mínima) e o horizonte de 60 dias. | Sem limite: podes criar até no passado para registar serviços já feitos. |
| Fora do horário do funcionário | Slot não aparece. Cliente não consegue marcar. | Avisa mas avanças com confirmação. Override interno. |
| Cliente novo | É criado automaticamente com nome + telefone + email obrigatórios. | Podes criar com só nome e telefone, ou deixar walk-in anónimo. |
| Notificação ao cliente | Email de confirmação automático, com link para cancelar/reagendar. | Email só se o cliente tiver email guardado e a configuração ligada. |
| Notificação ao dono | Email interno + WhatsApp (se Pro+). | Nenhuma (já foste tu a criar). |
| Status inicial | 'Confirmada' no acto. Sem aprovação. | 'Confirmada' no acto. Sem aprovação. |
| Cap do plano Free | Bloqueia ao 31º: página pública mostra 'Esgotado'. | Bloqueia ao 31º: marcação fica 'Pendente' até upgrade. |
Cliente novo ou existente: como o telefone decide
O telefone é a chave única dos clientes no BookHero. Quando alguém marca pela página pública, antes de criar a marcação o sistema pergunta à base: 'existe alguém com este +351 912 345 678?'. Se sim, reusa esse ficheiro; se não, cria um novo.
- Cliente novo: o BookHero cria o registo em 'clients' com o nome, telefone e email que o cliente preencheu. Aparece imediatamente na tua lista de clientes.
- Cliente existente (telefone bate): a marcação é ligada ao ficheiro existente. O nome e o email não são sobrescritos automaticamente em todos os casos, mas o email mais recente é guardado para a confirmação.
- Histórico cumula sempre: o número de visitas, o total facturado e a 'última visita' actualizam-se no painel do cliente após cada marcação.
Auto-assign: como o sistema escolhe funcionário em 'Sem preferência'
Quando o cliente escolhe 'Sem preferência', o BookHero precisa de decidir qual funcionário fica com a marcação. A regra é configurável em Definições · Marcações · Atribuição automática, e tens três opções:
- Aleatório (random): escolhe um dos funcionários elegíveis ao acaso. Mais equilibrado a longo prazo, menos previsível dia-a-dia.
- Round-robin: alterna sequencialmente entre os funcionários elegíveis. Mantém um ponteiro que avança a cada marcação. Distribuição mais previsível e justa.
- Dia menos carregado (least loaded day): atribui ao funcionário com menos minutos marcados no próprio dia. Útil para equilibrar carga horária.
Janela de marcação: o que o cliente pode (e não pode) marcar
A página pública respeita três janelas configuráveis no teu negócio. Estas regras só se aplicam ao fluxo público; quando és tu a criar uma marcação no calendário, podes ignorá-las.
| Configuração | O que faz | Default |
|---|---|---|
| Antecedência mínima (booking_min_hours) | Quantas horas antes do início é o limite. Slots dentro dessa janela não aparecem. | 0 (cliente pode marcar para já a seguir, se houver slot) |
| Antecedência mínima de reagendamento (reschedule_min_hours) | Mesma lógica mas para reagendar via link no email. | 1 hora |
| Antecedência mínima de cancelamento (cancel_min_hours) | Janela para o cliente cancelar via link. Abaixo disto, precisa contactar-te. | 1 hora |
| Horizonte (não configurável) | Até onde no futuro o cliente pode marcar. | 60 dias |
Plano Free: cap mensal partilhado
O plano Free do BookHero dá-te 30 marcações confirmadas por mês. Esse limite é partilhado entre marcações da página pública e marcações manuais que crias no calendário - ambas contam para o mesmo balde.
- Abaixo de 30: tudo funciona normalmente, em ambos os caminhos.
- Exactamente 30: a 30ª marcação ainda passa. Recebes um email a avisar que estás no limite.
- A partir da 31ª (página pública): aparece 'Esgotado' na página pública. O cliente é convidado a contactar-te directamente.
- A partir da 31ª (manual): a marcação é criada mas fica em status 'Pendente' até fazeres upgrade. Não há perda de dados.
- Reagendar (via link no email do cliente) não conta como marcação nova: o slot original é devolvido e o novo é criado em substituição.
Perguntas frequentes
Recebi um email de marcação mas não vejo no calendário. O que faço?
Provavelmente estavas a olhar para um dia diferente. Confirma na toolbar que estás no dia correcto. Se mesmo assim não aparecer, faz refresh ao calendário (a maior parte das vezes é um glitch de real-time). Se persistir, abre /dashboard/calendar?date=<data> para forçar a recarga.
Posso impedir que clientes novos marquem (só aceitar quem já é cliente)?
Hoje não. A página pública aceita qualquer cliente. O que podes fazer é configurar uma antecedência mínima alta (ex.: 48 horas) para te dar tempo de validar marcações novas, ou desactivar a página pública nas definições e voltar a um modelo só por contacto directo.
O cliente marcou uma hora a que não consigo cumprir. Posso reagendar por ele?
Sim. Abre a marcação no calendário, carrega em 'Agendar novamente' e escolhe nova data/hora. Tens a opção de notificar o cliente automaticamente por email (e por WhatsApp em Pro+). Não há reagendamento silencioso: o sistema empurra-te sempre a notificar.
O cliente cancelou via link no email. Como sei?
A marcação muda de cor no calendário (cinzento com risco) e o status passa a 'Cancelada'. Continua visível na vista Lista, e o slot fica livre para outras marcações. Se quiseres ser notificado, vai a Definições · Notificações e activa 'Cancelamento por email'.
Tenho dois funcionários a fazer o mesmo serviço. Como controlo a quem o cliente é atribuído quando escolhe 'Sem preferência'?
Em Definições · Marcações · Atribuição automática, escolhes entre random, round-robin (alterna sequencialmente) e dia menos carregado. Para uma distribuição justa a curto prazo, round-robin é o que escolhem 80% dos negócios. Se queres equilibrar carga (ex.: o João já tem 6 marcações hoje, a Rita só 2), 'Dia menos carregado' favorece a Rita automaticamente.
Posso ver de onde veio a marcação (link directo vs Instagram)?
Hoje o BookHero não rastreia a fonte de tráfego. A marcação não distingue se o cliente veio do teu Instagram, do Google ou do link directo. Para esse nível de análise, é preciso adicionar UTM tags ao link que partilhas e ler no Google Analytics ou ferramenta equivalente.
Próximos passos
Marcações da página pública são o coração do BookHero, e quanto melhor for a página, melhores são as marcações. Estes guias ajudam-te a próximos passos lógicos:
- Configurar a página pública: se ainda não publicaste o link, começa por aqui.
- Personalizar a página pública: cor de marca, logo, capa, ordem dos serviços.
- Criar marcação manual no calendário: para os cenários onde és tu a criar.
- Reagendar e cancelar marcações: o fluxo completo do lado do dono.