Este artigo é o ponto de entrada para quem acabou de fazer signup no BookHero. É o guia que devias ter ao lado nos primeiros 60 a 90 minutos: cobre todas as decisões importantes do setup, pela ordem que faz sentido, com marcos temporais para sentires o avanço. No fim, o teu negócio está a 100%: equipa convidada, serviços publicados, página pública partilhável e o calendário pronto para o primeiro cliente.
Em vez de duplicar tudo o que está nos guias detalhados de cada feature, este artigo dá-te o essencial em cada fase e links profundos para o aprofundamento. Vais ver uma frase do tipo 'guia completo: como fazer X' debaixo de cada secção, com a versão longa do tema. Lê a fase, executa, volta cá para a próxima.
Fase 1: identidade do negócio (5-10 min)
O primeiro sítio onde queres ir, logo depois do signup, é Página do negócio. É aqui que vives a identidade pública: nome do estabelecimento, descrição curta, telefone, email de contacto e morada. Estes campos não são vaidade. O nome aparece nos emails de confirmação, na página pública e no recibo; a morada serve para o cliente encontrar-te no Maps a partir da storefront; o email é o remetente das notificações.
Aproveita para subir logo o logótipo e a imagem de capa (banner). Não precisas de ficheiros perfeitos: usa o que tens à mão, podes trocar mais tarde. O cropper interno deixa-te ajustar enquadramento. Define também a cor principal da marca, que pinta os botões e o cabeçalho da página pública.
Guia completo: personalizar a página pública (storefront).
Fase 2: serviços, a peça mais importante (15-20 min)
Se houvesse só uma fase para fazer bem, era esta. Os serviços determinam tudo o resto: o que aparece na página pública, quanto tempo cada slot ocupa no calendário, que comissão cada funcionário recebe, o que entra no carrinho do checkout, e que receita aparece nos relatórios. Investir 15-20 minutos aqui poupa horas depois.
Cria entre 8 e 15 serviços, suficientes para cobrir 90% do que vendes. Para cada um, decide: nome curto e claro (que o cliente percebe sem explicação), duração realista (com o setup e a limpeza incluídos, não apenas o tempo activo), e preço. O preço pode ser fixo (€15), 'desde' (a partir de €15) ou variável (sem valor visível, decides ao checkout). Resiste à tentação de criar 50 variantes do mesmo serviço, prefere serviços mais largos com complementos.
Organiza os serviços em categorias (Cabelo, Barba, Estética, etc.) e arrasta para definir a ordem que o cliente vê na página pública. A ordem importa: o serviço mais popular vai para cima. Se vendes produtos físicos (champô, cera, voucher), cria-os no separador 'Produtos' da Página do negócio, não como serviços.
Guias completos: criar e gerir serviços e agrupar serviços em categorias e vender produtos.
Fase 3: equipa (10 min, opcional se trabalhas sozinho)
Se trabalhas sozinho, salta esta fase sem culpa: o teu próprio utilizador já é o funcionário e está atribuído a todos os serviços. Volta cá quando contratares a primeira pessoa. Se tens equipa desde o início, vai a Funcionários e convida cada membro pelo email. Eles recebem um link de aceitação e criam a sua palavra-passe.
Para cada funcionário define quatro coisas: o papel (proprietário, gerente, funcionário ou limitado), os serviços que executa (matriz de serviços), o horário individual (semana base com folgas) e a comissão (se aplicável). O papel define o que ele vê no BookHero; a matriz define que serviços lhe podem ser atribuídos no calendário; o horário define quando aparece como disponível.
Guias completos: adicionar funcionários e horários individuais, papéis e permissões da equipa e configurar comissões da equipa.
Fase 4: horário base e regras de marcação (5 min)
O horário base do negócio vive em Página do negócio › Horário. Define quando abres em cada dia da semana e os intervalos (pausa para almoço, por exemplo). Este é o horário 'do estabelecimento'. Cada funcionário pode ter um horário individual mais restrito (por exemplo, a Rita só trabalha às tardes), mas nunca alargado para fora do horário do negócio.
A seguir, ajusta as regras de marcação online. As três que mais importam: janela de marcação (com quantos dias de antecedência o cliente pode marcar), tempo mínimo antes da hora (cutoff: 'não permitir marcações para daqui a menos de 2 horas') e prazo de cancelamento. Estes três números evitam 90% das chatices: marcação em cima da hora sem tempo para preparar, cancelamento à última, ou cliente a tentar agendar para daqui a 3 meses.
Se tens equipa com mais de uma pessoa apta para o mesmo serviço, decide já a estratégia de atribuição automática. Quando o cliente escolhe 'qualquer profissional' na página pública, o BookHero distribui pelos disponíveis. Podes escolher distribuição equilibrada, preferir o primeiro disponível, ou bloquear o auto-assign e exigir que o cliente escolha pessoa.
Guias completos: configurar janela de marcação e cancelamento e atribuição automática de funcionários.
Fase 5: notificações por email e WhatsApp (5 min)
Confirmar marcações por email é o default que devias deixar ligado: cada marcação criada na página pública dispara um email automático para o cliente, com hora, morada e link de cancelamento. No teu lado, o proprietário e os gerentes recebem aviso por email a cada nova marcação. Não precisas de fazer nada para isto funcionar; só precisas de garantir que o email de remetente em Página do negócio está correcto.
Lembretes 24 horas antes reduzem faltas em 30-50%. Activa-os no painel de Notificações. Se estiveres no plano Pro, podes adicionar lembrete por WhatsApp, com taxa de abertura próxima de 100%. Configura uma vez, esquece para sempre. Não há setup técnico: ligas o número, aceitas a verificação e o sistema toma conta do resto.
Guia completo: configurar notificações por email e WhatsApp.
Fase 6: página pública, partilha e QR (5 min)
Antes de partilhar o link, abre tu próprio a página pública num separador anónimo (Ctrl+Shift+N ou modo privado). Faz uma marcação de teste para um serviço, escolhe profissional e horário, e confirma que a confirmação chega ao teu email. Este teste de ponta-a-ponta apanha 90% dos pequenos erros de configuração: horário mal definido, serviço sem preço, funcionário sem disponibilidade.
Quando tudo bater certo, o teu link público é algo como bookhero.app/o-teu-slug. Partilha-o no Instagram, na assinatura de email, em flyers físicos. Em Página do negócio › Personalização tens também um QR code automático para imprimir e pôr em montra ou cartão. O cliente aponta o telemóvel e vai directo à página de marcação.
Guia completo: personalizar a página pública (storefront).
Fase 7: o teu primeiro dia de operação (10 min de prática)
O setup está feito. Agora falta a parte que vais repetir todos os dias. Para encurtar a curva, vale a pena passar por quatro acções nucleares antes de teres o primeiro cliente real: criar marcação manual, fazer checkout, gerir uma marcação pública e perceber as vistas do calendário. Cinco a dez minutos de prática consciente e o produto deixa de ser estranho.
Começa por criar uma marcação manual no calendário. Clica no botão verde 'Agendar' (canto inferior direito) ou directamente num slot vazio na vista Dia. Escolhe um cliente fictício, hora, serviço, e confirma. Aprendes assim o painel de criação, a relação entre serviços e funcionários e o que faz cada aviso.
Guia completo: criar marcação manual no calendário.
A seguir, faz um checkout. Abre essa marcação fictícia, carrega em 'Ir para checkout', confirma o carrinho e finaliza com método 'Dinheiro'. Não precisas de cobrar mesmo; é só para perceber o fluxo. Aprendes a vista de pagamento, gorjeta, desconto e geração de recibo.
Guia completo: como fazer o checkout no BookHero.
Quando as primeiras marcações entrarem pela página pública, vais querer saber o que fazer: confirmar (a maior parte é automática), reagendar internamente, cancelar com aviso ao cliente, ou comunicar uma alteração. Os fluxos são curtos mas têm subtilezas (notificações automáticas, comportamento do limite gratuito).
Guia completo: gerir marcações da página pública e vistas do calendário e quando usar cada uma.
Fase 8: manutenção contínua (semana a semana)
Depois do primeiro dia, há quatro tarefas que voltam regularmente e que vale a pena saber executar de olhos fechados: bloquear tempo (almoço, formação, folga pontual), aprovar folgas da equipa, reagendar e cancelar quando o cliente liga, e ler os relatórios uma vez por semana para perceber o que está a crescer.
- Bloquear tempo no calendário: almoço fixo, formação, ausência pontual.
- Gerir folgas da equipa (time off): pedidos, aprovações, propagação para o calendário público.
- Reagendar e cancelar marcações: o caminho recomendado, com notificação ao cliente.
- Ler os relatórios: receita, marcações, funcionários, clientes.
- Gerir clientes no BookHero: histórico, estatísticas, edição de ficha.
Checklist final de setup
Identidade pronta
Nome, descrição, contactos, morada, logo, capa e cor de marca preenchidos em Página do negócio.
Serviços criados
8-15 serviços com nome, duração e preço. Organizados em categorias e ordenados por popularidade.
Equipa convidada (se aplicável)
Cada funcionário com papel atribuído, matriz de serviços preenchida e comissão configurada.
Horário e regras definidas
Horário base do negócio, horário individual de cada funcionário, janela de marcação e cutoff de cancelamento.
Notificações ligadas
Confirmações e lembretes 24h activos. Email de remetente correcto. WhatsApp ligado se estiveres no Pro.
Storefront testada
Marcação de teste feita em modo anónimo, confirmação recebida no teu email, link e QR partilháveis prontos.
Primeira prática feita
Já criaste uma marcação manual, fizeste um checkout fictício e percorreste as quatro vistas do calendário.
Erros comuns a evitar no setup
- Durações irrealistas. Definir corte = 20 min porque corta-se em 20, mas esquecer setup, lavagem e limpeza. Resultado: marcações encavalitadas. Põe o tempo real, com folga.
- 50 serviços para cobrir todas as combinações. Sobrecarrega a página pública e baralha o cliente. Prefere 10 serviços largos com complementos.
- Esquecer a matriz funcionários × serviços. Se o funcionário não tem o serviço marcado, o sistema avisa mas deixa avançar; o problema é que o cliente não o vê na página pública para esse serviço.
- Não testar a página pública antes de partilhar. Há sempre uma surpresa: horário mal definido, foto cortada de forma estranha, preço a zero. Cinco minutos de teste salvam o dia.
- Janela de marcação aberta a 90 dias sem cutoff. O cliente marca para daqui a meses e esquece-se; ou marca para daqui a 30 minutos quando não dá tempo. Põe valores realistas para o teu negócio (14-30 dias e 1-2 horas de cutoff são bons defaults).
- Convidar funcionário com papel de proprietário 'por engano'. Dá acesso a tudo (faturação, eliminação de conta, gestão de outros funcionários). Para gestão do dia-a-dia, gerente chega. Para quem só executa serviços, funcionário ou limitado.
Perguntas frequentes
Quanto tempo é que isto realmente leva?
Conta com 45 a 90 minutos no total para um setup feito com calma. Se trabalhas sozinho e tens poucos serviços, 45 chegam. Se tens equipa de 5 e catálogo grande, conta 90. Em ambos os casos, podes começar a operar com 30 minutos de setup mínimo e completar o resto à medida.
Posso fazer em pedaços, em vários dias?
Sim. Tudo o que configuras fica gravado e podes retomar onde paraste. O que importa é a ordem: faz Fase 1 e 2 logo, e só publica a página depois de testar (Fase 6). Tudo o resto pode ser refinado ao longo da primeira semana.
Se trabalho sozinho, ainda preciso de tocar em Funcionários?
Não. O teu utilizador já está criado e atribuído como funcionário a todos os serviços por defeito. Salta a Fase 3 inteira e segue para a 4. Quando contratares a primeira pessoa, voltas atrás.
Funciona tudo no telemóvel?
Sim. O BookHero é mobile-first e o setup completo pode ser feito no telemóvel sem perder funcionalidades. As pré-visualizações de página pública e os reports são particularmente otimizados para ecrãs pequenos. Para upload de logo e banner, o telemóvel funciona, mas em desktop é mais confortável para enquadrar.
A conta Free é suficiente para começar a sério?
Para começar, sim. O plano Free permite 30 marcações por mês com todas as funcionalidades core (calendário, equipa, checkout, página pública, notificações por email). Ao atingires as 30 marcações é um limite fixo: a página pública deixa de aceitar novas marcações até ao próximo mês ou até fazeres upgrade. Quando vires a marca a passar 30 marcações com regularidade, faz upgrade para Pro para destrancar WhatsApp e marcações ilimitadas.
Preciso de exportar dados de outro sistema?
Se vens de outro software, podes registar marcações passadas à mão para preservar histórico (o BookHero não bloqueia datas passadas em marcações manuais). Para importação massiva de clientes, contacta o suporte. Para exportar mais tarde, vê o guia exportar dados, transferir e eliminar conta.
E se cometer um erro durante o setup?
Quase tudo é reversível. Serviços podem ser editados ou arquivados, funcionários podem ser despromovidos ou removidos, o slug público pode mudar (com aviso para não quebrar links antigos). A única decisão que pondera bem é eliminar a conta inteira: essa é definitiva passadas 24h.